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Ratgeber

Registrierkassenpflicht 2026: Erleichterungen, Belegerteilung, Ausnahmen

Registrierkassenpflicht 2026: Grenzen 15.000 und 7.500 Euro, Umsätze im Freien bis 45.000 Euro, digitaler Beleg vor Ort seit Oktober 2026, Kosten.

AutorRedaktionStand14. Oktober 2026Lesezeit7 Minuten

Die Registrierkassenpflicht in Österreich gilt seit 2016, 2026 kamen zwei Erleichterungen dazu. Seit 1. Jänner 2026 liegt die Grenze für Umsätze im Freien (Kalte-Hände-Regelung) bei 45.000 statt 30.000 Euro, und seit 1. Oktober 2026 darf der Beleg auch digital vor Ort zur Mitnahme bereitgestellt werden, etwa per QR-Code auf einem Kundenbildschirm. Die Grundregel bleibt: ab 15.000 Euro Jahresumsatz und 7.500 Euro Barumsätzen ist eine Registrierkasse mit Sicherheitseinrichtung Pflicht.

Das Wichtigste in Kürze

  • Registrierkassenpflicht ab 15.000 Euro Jahresumsatz UND 7.500 Euro Barumsätzen (beide Grenzen müssen überschritten werden)
  • Kalte-Hände-Regelung 2026 angehoben auf 45.000 Euro Jahresumsatz im Freien (vorher 30.000 Euro)
  • Belegerteilungspflicht ab dem ersten Barumsatz (Ausnahmen etwa für Umsätze im Freien bis 45.000 Euro) - seit 1. Oktober 2026 auch digitale Bereitstellung vor Ort per Bildschirm oder QR-Code
  • RKSV-Manipulationsschutz bleibt Pflicht: Sicherheitseinrichtung mit Signaturzertifikat
  • Geldstrafe bei Nichteinhaltung: bis zu 5.000 Euro pro Verstoß
  • Signaturkarten mit dem Chip ACOS-ID 2.1 bis spätestens Mai 2027 tauschen
  • Stand: Oktober 2026

Wer braucht 2026 eine Registrierkasse?

Die Pflicht greift, sobald zwei Grenzen gleichzeitig überschritten werden:

  • Jahresumsatz über 15.000 Euro netto
  • Barumsätze über 7.500 Euro netto pro Jahr

„Barumsatz“ bedeutet Bargeld, Bankomat-Karte, Kreditkarte und mobile Zahlungsdienste am Verkaufsort. Überweisungen, Lastschrift und Online-Zahlungen aus dem Webshop zählen nicht als Barumsatz im Sinne der Registrierkassenpflicht.

Beispiel: Ein Friseur erzielt 35.000 Euro Jahresumsatz, davon 32.000 Euro per Bargeld und Bankomatkarte direkt im Geschäft. Beide Grenzen sind überschritten - Registrierkassenpflicht. Ein Online-Händler mit 60.000 Euro Umsatz, alles per Überweisung, ist nicht registrierkassenpflichtig.

Kalte-Hände-Regelung 2026: 45.000 Euro statt 30.000

Für Umsätze im Freien gilt die Kalte-Hände-Regelung. Gemeint sind Umsätze von Haus zu Haus, auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, die nicht in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten erzielt werden. Ein Stand gilt als im Freien, wenn er zumindest an einer Seite ab der üblichen Verkaufshöhe vollständig offen ist und während der Geschäftszeiten nicht verschlossen werden kann. Ein Schanigarten vor dem eigenen Lokal fällt nicht darunter.

Mit 1. Jänner 2026 stieg die Grenze von 30.000 auf 45.000 Euro netto pro Jahr. Sie gilt nur für die Umsätze im Freien, nicht für den gesamten Betrieb; wer mehrere Stände hat, rechnet deren Umsätze zusammen. Unter der Grenze gibt es für diese Umsätze weder Registrierkassen- noch Belegerteilungs- noch Einzelaufzeichnungspflicht. Die Tageslosung darf per Kassasturz ermittelt werden.

Typische Anwendungsfälle:

  • Maronibrater und Christbaumverkäufer
  • Christkindlmarkt-, Glühwein- und Punschstände
  • Verkauf von Haus zu Haus

Wird die Grenze im laufenden Jahr überschritten, müssen die weiteren Umsätze im Freien erst ab Beginn des vierten Monats nach Ablauf des Umsatzsteuervoranmeldungszeitraums, in dem die Grenze überschritten wurde, in der Registrierkasse erfasst werden.

Achtung: Mobile Dienstleister fallen nicht unter Kalte Hände
Wer Leistungen außerhalb der Betriebsstätte erbringt, etwa als mobiler Friseur, Masseur oder Fremdenführer, bleibt registrierkassenpflichtig. Vor Ort darf ein Papierbeleg ausgegeben werden, von dem eine Kopie aufzubewahren ist. Nach der Rückkehr in die Betriebsstätte sind diese Umsätze ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse zu erfassen.

Belegerteilungspflicht: Neu seit Oktober 2026

Seit 2016 müssen Unternehmer ab dem ersten Barumsatz einen Beleg ausstellen, unabhängig davon, ob sie eine Registrierkasse brauchen. Ausgenommen sind nur Sonderfälle wie Umsätze im Freien, Umsätze in Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten, in Buschenschanken und in Kantinen gemeinnütziger Vereine, jeweils bis 45.000 Euro.

Elektronische Belege per E-Mail, App oder Download-Link waren schon bisher zulässig. Seit 1. Oktober 2026 kommt eine weitere Form dazu:

  • Der Beleg darf vor Ort digital zur Mitnahme bereitgestellt werden, etwa über einen dem Kunden zugewandten Bildschirm oder einen QR-Code.
  • Er muss unmittelbar nach der Barzahlung erstellt und signiert werden und für den Kunden ohne Ortswechsel leicht zugänglich sein.
  • Die Art der elektronischen Belegerteilung ist im Aufzeichnungssystem zu dokumentieren.
  • Kunden können weiterhin einen Papierbeleg verlangen, direkt nach dem Bezahlen oder bis Geschäftsschluss desselben Tages.
  • Vom Beleg ist eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung sieben Jahre aufzubewahren.

Pflicht-Inhalt jedes Belegs:

  • Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmens
  • fortlaufende Nummer zur Identifikation des Geschäftsvorfalls
  • Tag der Belegausstellung
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
  • Betrag der Barzahlung
  • Bei Registrierkassenpflicht: maschinenlesbarer Code (QR-Code) zur Manipulationssicherung

RKSV-Manipulationsschutz: Was die Sicherheitseinrichtung leistet

Die Registrierkassen-Sicherheitsverordnung (RKSV) verlangt seit 2017 eine technische Sicherheitseinrichtung. Funktionsweise:

  • Jeder Geschäftsvorfall wird mit einem kryptografischen Signaturzertifikat versehen
  • Die Belege erhalten einen QR-Code, der die Signatur enthält
  • Manipulationen am Datenbestand werden technisch erkennbar
  • Belege müssen elektronisch über das Datenerfassungsprotokoll (DEP) gespeichert werden

Die Signaturzertifikate stammen von Vertrauensdiensteanbietern wie A-Trust. Eine Signaturkarte von A-Trust kostet 39,55 Euro inklusive USt bei fünf Jahren Zertifikatslaufzeit. Cloud-Kassen verrechnen die Signatur meist extra, etwa helloCash 139,90 Euro und ready2order 144 Euro pro Jahr, jeweils ohne USt (Stand Oktober 2026).

Wichtig für bestehende Kassen: Für Signaturkarten mit dem Chip ACOS-ID 2.1 wurde die Bestätigung nicht verlängert. Laut BMF müssen sie getauscht und die neue Karte in FinanzOnline registriert und in Betrieb genommen werden, spätestens bis Mai 2027. Bis dahin soll auch der Chip ATOS CardOS 5.3 betroffen sein.

Achtung: Strafen bei Verstößen
Wer trotz Pflicht ohne Registrierkasse arbeitet, riskiert eine Geldstrafe bis 5.000 Euro pro Verstoß. Bei systematischen Verstößen oder Manipulationen droht zusätzlich eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch das Finanzamt, oft mit deutlich höheren Nachforderungen als der eingesparte Aufwand. Kontrolliert wird unter anderem durch die Finanzpolizei, auch unangemeldet.

Welche Branchen sind besonders betroffen?

Betroffen sind vor allem Betriebe mit Laufkundschaft, die vor Ort bezahlt: Gastronomie, Friseure und Kosmetik, Einzelhandel. Wer überwiegend auf Rechnung arbeitet, etwa im Bau oder in der IT-Beratung, bleibt oft unter der Grenze von 7.500 Euro Barumsätzen, weil Überweisungen nicht zählen. Reine Onlineshops brauchen keine Registrierkasse. Entscheidend sind immer die eigenen Zahlen: Bankomat- und Kreditkartenzahlungen vor Ort gelten ebenfalls als Barumsatz.

Registrierkassen-Anbieter 2026: Hardware oder Cloud?

Drei Lösungs-Kategorien sind verbreitet:

1. Klassische Hardware-Kasse. Stand-alone-Gerät mit eigener Software, Bondrucker und Kassenlade, meist über einen Kassenhändler mit Wartungsvertrag. Die Kosten hängen stark von Ausstattung und Branche ab, ein Angebot einzuholen ist hier unumgänglich.

2. Cloud-Kasse am Tablet oder Smartphone. Eine App mit optionalem Bondrucker und Kassenlade. Beispiele: helloCash ab 9,90 Euro pro Monat plus 139,90 Euro pro Jahr für die Signatur; ready2order 35,90 Euro pro Monat plus 12 Euro pro Monat für das Signaturzertifikat (jeweils ohne USt, Stand Oktober 2026). Beide laufen auch am Smartphone, was für mobile Anbieter ohne festen Standort reicht.

3. Eigene Signaturkarte. Wer eine Kassensoftware mit Kartenleser nutzt, kauft die Signaturkarte selbst, etwa bei A-Trust um 39,55 Euro für fünf Jahre.

Für viele EPU ist eine Cloud-Kasse die günstigste Lösung. Beim Vergleich lohnt der Blick auf Zusatzkosten wie Signatur, Jahresbelegprüfung und Einrichtung, die oft extra verrechnet werden.

Belege aufbewahren - 7 Jahre Pflicht

Alle Belege müssen 7 Jahre nach Ende des Kalenderjahres aufbewahrt werden - entsprechend § 132 BAO. Das gilt sowohl für Papier- als auch für digitale Belege. Bei einer Betriebsprüfung müssen die Belege auf Verlangen lesbar und manipulationsfrei vorgelegt werden.

Bei Cloud-Kassen sollten Sie klären, wie lange der Anbieter die Daten bereithält, und das Datenerfassungsprotokoll regelmäßig selbst exportieren. Wer eine lokale Kasse betreibt, muss selbst für Sicherungen sorgen.

Rechtlicher Hinweis:
Diese Informationen ersetzen keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Konkrete Fragen zur Registrierkassenpflicht, RKSV-Konformität oder branchenspezifischen Ausnahmen klären Sie mit einem Steuerberater oder im offiziellen BMF-Steuerportal. Stand der Informationen: Oktober 2026.

Häufige Fragen

Brauche ich eine Registrierkasse, wenn ich nur online verkaufe?

Nein. Online-Verkäufe per Überweisung, PayPal oder Kreditkarte zählen nicht als Barumsätze im Sinne der Registrierkassenpflicht. Wer ausschließlich online verkauft, ist von der Pflicht nicht betroffen.

Was ändert sich an der Registrierkasse 2026?

Seit 1. Jänner 2026 liegt die Grenze für Umsätze im Freien bei 45.000 Euro (vorher 30.000). Seit 1. Oktober 2026 darf der Beleg auch vor Ort digital bereitgestellt werden, etwa per QR-Code auf einem Kundenbildschirm. Außerdem müssen Signaturkarten mit dem Chip ACOS-ID 2.1 bis spätestens Mai 2027 getauscht werden.

Was kostet eine zertifizierte Registrierkasse 2026?

Cloud-Kassen beginnen bei rund 10 Euro pro Monat plus Signaturkosten, etwa helloCash ab 9,90 Euro pro Monat plus 139,90 Euro pro Jahr für die Signatur oder ready2order mit 35,90 plus 12 Euro pro Monat (jeweils ohne USt). Eine Signaturkarte von A-Trust kostet 39,55 Euro für fünf Jahre. Bei Hardware-Kassen hängen die Kosten von Ausstattung und Wartungsvertrag ab.

Was passiert bei Stromausfall oder Defekt?

Bei Ausfall der Registrierkasse müssen Belege manuell ausgestellt werden (handschriftlich oder per Notfall-Notblock). Nach dem Ausfall sind diese Belege im DEP der Kasse nachträglich zu erfassen. Der Ausfall ist im Kassenprotokoll zu dokumentieren.

Wer prüft die Registrierkassenpflicht?

Die Finanzpolizei prüft mit unangemeldeten Kontrollen. Bei Verstößen drohen Geldstrafen bis 5.000 Euro pro Verstoß plus mögliche Steuerschätzungen mit Nachforderungen.

Quellen