Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist 2026 für die meisten Selbstständigen in Österreich die Standard-Form der Gewinnermittlung. Wer sie korrekt führt, kann den Investitionsfreibetrag von 20 Prozent (oder 22 Prozent bei Öko-Investitionen) nutzen – ein Steuervorteil, der bei einer 50.000-Euro-Investition bis zu 5.500 Euro spart. Wer pauschaliert, verzichtet auf den IFB, spart sich aber Verwaltungsaufwand.
- E/A-Rechnung möglich für EPU und KMU mit Umsatz bis 700.000 Euro
- Investitionsfreibetrag 2026: 20 Prozent Standard-Investitionen, 22 Prozent Öko-Investitionen (befristet bis Dezember 2026)
- Basispauschalierung 2026: 15 Prozent der Nettoumsätze, max 63.000 Euro – Umsatzgrenze 420.000 Euro
- Pauschalierung schließt IFB aus – Wahl wird zur Entweder-Oder-Entscheidung
- Aufbewahrungspflicht: 7 Jahre für alle Belege
- Stand: April 2026
Wer darf die E/A-Rechnung machen, wer muss bilanzieren?
Im österreichischen Steuerrecht gibt es zwei Grundformen der Gewinnermittlung: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und doppelte Buchführung (Bilanzierung). Welche gilt für wen?
Gewinnermittlung |
Wer darf / muss |
Aufwand |
|---|---|---|
E/A-Rechnung (§ 4 Abs 3 EStG) |
EPU, Freiberufler, KMU bis 700.000 € Umsatz |
niedrig |
Bilanzierung (§ 5 EStG) |
Kapitalgesellschaften, Großbetriebe, Umsatz über 700.000 € |
hoch |
Basispauschalierung |
EPU, Freiberufler bis 420.000 € Vorjahresumsatz |
sehr niedrig |
Kleinunternehmerpauschalierung |
Kleinunternehmer bis 55.000 € Umsatz |
minimal |
Wer als EPU startet, beginnt fast immer mit der E/A-Rechnung oder einer Pauschalierung. Bilanzierung greift erst bei Kapitalgesellschaften oder bei Überschreiten der Umsatzschwelle.
So funktioniert die E/A-Rechnung in der Praxis
Das Prinzip ist einfach: Im Geldfluss-Schema werden alle Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aufgezeichnet, jeweils mit Datum, Betrag und Bezeichnung. Der Saldo ergibt den steuerpflichtigen Gewinn.
Das gilt nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip: Eine Rechnung ist erst zum Zeitpunkt des tatsächlichen Geldflusses zu erfassen, nicht beim Ausstellen oder Empfangen.
Beispiel: Sie stellen am 20. Dezember 2025 eine Rechnung über 5.000 Euro aus. Der Kunde zahlt am 15. Jänner 2026. → Die Einnahme zählt zum Gewinn 2026, nicht 2025.
Die wichtigsten Posten:
- Betriebseinnahmen: Umsatz aus Lieferungen und Leistungen, Zinsen aus Geschäftskonto, Versicherungsentschädigungen, Anlagen-Verkäufe
- Betriebsausgaben: Wareneinsatz, Personal, Miete, Telefon, Reisen, Fortbildung, Versicherungen, Steuerberater-Honorar, Bankgebühren
- Sonderposten: Investitionsfreibetrag (siehe unten), Geringwertige Wirtschaftsgüter (bis 1.000 € Sofortabschreibung), Abschreibungen
Investitionsfreibetrag 2026: Bis zu 22 Prozent zusätzlich absetzbar
Mit der Investitionsfreibetrag-Erhöhung Ende 2025 wurde ein zentraler Hebel für Selbstständige verstärkt. Mehr Detail im neuen IFB-Artikel. Die Eckdaten:
IFB-Variante |
Satz 2026 |
Anwendung |
|---|---|---|
Standard-IFB |
20 % (befristet bis 12/2026) |
Maschinen, Fahrzeuge, IT, Einrichtung |
Öko-IFB |
22 % (befristet bis 12/2026) |
Photovoltaik, Wärmepumpe, E-Fahrzeuge, Energieeffizienz |
Höchstgrenze pro Wirtschaftsjahr |
1.000.000 € |
summiert über alle Investitionen |
Beispielrechnung: Ein EPU investiert 50.000 Euro netto in eine neue Wärmepumpe (Öko-Investition). Der IFB beträgt 22 Prozent von 50.000 = 11.000 Euro. Bei 40 Prozent Grenzsteuersatz spart das 4.400 Euro Einkommensteuer – zusätzlich zur normalen Abschreibung über die Nutzungsdauer.
Wer die Basispauschalierung oder Kleinunternehmerpauschalierung wählt, kann den Investitionsfreibetrag nicht geltend machen. Die Wahl zwischen Pauschalierung und IFB-Nutzung ist für 2026 oft die teurere Entscheidung als die zwischen E/A-Rechnung und Bilanzierung. Bei größeren geplanten Investitionen lohnt sich der Wechsel zur E/A-Rechnung praktisch immer.
Basispauschalierung 2026: Wenn E/A zu aufwendig ist
Wer mit weniger Verwaltung leben will und keine größeren Investitionen plant, kann die Basispauschalierung wählen. Die Eckdaten 2026:
- Umsatzgrenze: 420.000 Euro Vorjahresumsatz (deutliche Erhöhung von vorher 320.000)
- Pauschale für Standardtätigkeiten: 15 Prozent der Nettoeinnahmen (vorher 13,5 Prozent)
- Pauschale für bestimmte Dienstleistungen: 6 Prozent (kaufmännische und technische Beratung, schriftstellerische, vortragende, wissenschaftliche, unterrichtende, erzieherische Tätigkeit)
- Höchstbetrag der Pauschale: 63.000 Euro pro Jahr
- Ergänzend abziehbar: Wareneinsatz, Personalkosten, Sozialversicherung, Steuerberatung
Wer pauschaliert, spart sich die detaillierte Ausgabenerfassung – die Belege müssen aber trotzdem 7 Jahre aufbewahrt werden, weil das Finanzamt sie im Prüfungsfall anfordern kann.
Kleinunternehmerpauschalierung: Die schlankste Variante
Für Kleinunternehmer mit Umsätzen bis 55.000 Euro gibt es die Kleinunternehmerpauschalierung als einfachste Form. Mehr in Kleinunternehmerpauschalierung.
Eckdaten:
- Pauschale Betriebsausgaben: 20 Prozent für Dienstleister, 45 Prozent für Handelstätigkeit
- Pauschale Vorsteuer: 1,8 Prozent der Nettoeinnahmen (nur für USt-pflichtige Pauschalierer, nicht für klassische Kleinunternehmer)
- Zusätzlich abzugsfähig: Sozialversicherungsbeiträge zur SVS, Reise- und Fahrtkosten, Werbeaufwendungen
Aufbewahrung und Pflichten
Unabhängig von der Gewinnermittlungsart gilt für alle Selbstständigen die siebenjährige Aufbewahrungspflicht für Belege nach § 132 BAO. Die Frist beginnt nach Ende des jeweiligen Kalenderjahres.
Was muss aufbewahrt werden:
- Alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Geschäftskonto-Auszüge
- Verträge mit Kunden und Lieferanten
- Quittungen und Belege für Bargeschäfte
- Lohnverrechnungs-Unterlagen (12 Jahre für Pensions-Aufzeichnungen)
- Bei E/A-Rechnung: das Anlageverzeichnis
Digitale Speicherung ist erlaubt, sofern Lesbarkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit gewährleistet sind. Ein einfaches PDF-Archiv plus Backup reicht in der Praxis – allerdings müssen die Originale (Papier-Belege bis zur Digitalisierung) ebenfalls aufgehoben werden.
Faustregel für 2026: Wer unter 55.000 Euro Umsatz bleibt und wenige Investitionen tätigt → Kleinunternehmerpauschalierung. Wer Investitionen über 20.000 Euro pro Jahr plant → E/A-Rechnung mit IFB-Nutzung. Wer 100.000 bis 420.000 Euro Umsatz macht und überschaubare Investitionen → Basispauschalierung. Bei Kapitalgesellschaft → Bilanzpflicht. Beratung beim Steuerberater für Kleinunternehmer spart oft die ersten Jahresgebühren.
Wechsel zwischen den Gewinnermittlungsformen
Ein Wechsel zwischen E/A-Rechnung und Pauschalierung ist möglich, aber nicht beliebig oft. Die wichtigsten Regeln:
- Pauschalierung → E/A-Rechnung: jederzeit möglich
- E/A-Rechnung → Basispauschalierung: nach drei Jahren ohne Pauschalierung
- Basispauschalierung → Kleinunternehmerpauschalierung: jederzeit, sofern unter 55.000 Euro
- Bilanzierungspflichtige zur E/A-Rechnung: nur bei Wegfall der Bilanzierungspflicht (Umsatz unter 700.000 Euro für 2 Jahre)
Wechsel sollten zum Jahresanfang erfolgen und in der Steuererklärung des Folgejahres dokumentiert werden.
Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Konkrete Wahl zwischen E/A-Rechnung, Bilanzierung und Pauschalierung sowie die Optimierung des Investitionsfreibetrags klären Sie mit einem Steuerberater. Stand der Informationen: April 2026.
Häufige Fragen
Bis zu welchem Umsatz kann ich E/A-Rechnung machen?
Bis 700.000 Euro Jahresumsatz für zwei aufeinanderfolgende Jahre. Wer darüber kommt, wird im übernächsten Jahr bilanzierungspflichtig.
Lohnt sich der Investitionsfreibetrag 2026?
Ja, deutlich. 20 Prozent (Standard) bzw. 22 Prozent (Öko) zusätzlich zur normalen Abschreibung sparen bei 40 Prozent Grenzsteuersatz 8 bis 9 Prozent der Investitionssumme an Einkommensteuer. Voraussetzung: E/A-Rechnung oder Bilanzierung, keine Pauschalierung.
Was ist der Unterschied zwischen Basispauschalierung und Kleinunternehmerpauschalierung?
Basispauschalierung: bis 420.000 Euro Umsatz, 15 Prozent (oder 6 Prozent bei bestimmten Dienstleistungen) Pauschale, max 63.000 Euro. Kleinunternehmerpauschalierung: bis 55.000 Euro Umsatz, 20 Prozent (Dienstleistung) bzw. 45 Prozent (Handel) Pauschale, plus 1,8 Prozent pauschale Vorsteuer.
Welche Belege muss ich aufbewahren?
Alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bankauszüge, Verträge, Quittungen, Lohnverrechnungs-Unterlagen, Anlageverzeichnis. Frist 7 Jahre nach Ende des Kalenderjahres. Bei Pensions-Aufzeichnungen 12 Jahre.
Kann ich von Pauschalierung zur E/A-Rechnung wechseln?
Ja, jederzeit zum Jahresbeginn. Der umgekehrte Weg (E/A → Basispauschalierung) erfordert eine dreijährige Sperrfrist nach dem letzten Pauschalierungs-Wechsel.