Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für Unternehmer

Als Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird eine einfache Form der Buchführung bezeichnet, wobei lediglich die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben eines Kalenderjahres erfasst werden. Es spielt jedoch keine Rolle, ob der Geldzufluss oder Geldabfluss in bar oder über Bankkonten erfolgte. Eine Ausnahme stellen die Anschaffungs- und Herstellungskosten von Objekten dar.

Alle Ausgaben für Grund und Gebäude sind erst nach dem Ausscheiden aus dem Betriebsvermögen als Betriebsausgabe zu verbuchen. Diese Regelung gilt auch für Beteiligungen an Kapitalgesellschaften über einem Einlagewert von 5.000 Euro und den Erwerb von Edel- und Schmucksteinen und Antiquitäten, wenn die Kosten die 5.000-Euro-Grenze übersteigen.

Aufzeichnungspflicht für Betriebe

Liegt der Umsatz von zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren jeweils unter 700.000 Euro, darf der Betrieb oder der Selbstständige auf die vereinfachte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zurückgreifen. Bei Umsätzen, die die Grenze überschreiten, muss eine doppelte Buchhaltung geführt werden. Die Verpflichtung zur doppelten Buchführung tritt ab dem zweiten Folgejahr ein, bei Umsätzen über 1.000.000 Euro, bereits im folgenden Geschäftsjahr. Ausgenommen von dieser Regelung sind alle Freien Berufe.

Kapitalgesellschaften dürfen keine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen  und Personengesellschaften nur dann, wenn eine natürliche Person haftender Gesellschafter ist und der Umsatz unter der 700.000-Euro-Grenze liegt. Unternehmen, die eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen, müssen nicht nur die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben erfassen, sondern auch ein Wareneingangsbuch, ein Anlagenverzeichnis und gegebenenfalls Lohnkonten für die Arbeitnehmer führen.

Auch die Umsatzsteuer ist zu erfassen. Es müssen jedoch nicht zwingend der tägliche Kassastand abgeglichen und die Barbewegungen lückenlos erfasst werden. Die Aufzeichnungen können in einem Einnahmen-Ausgaben-Journal geführt werden, wobei private Einlagen und Entnahmen nicht aufscheinen, ebenso nicht die Geldflüsse zwischen Bank und Unternehmenskassa. Es entfällt auch die Erfassung der Anlagegüter, die abgeschrieben werden.

Kontoauszüge müssen lückenlos gesammelt werden

Bankeinnahmen- und Bankausgaben werden durch eine lückenlose Sammlung der Kontoauszüge erfasst, unabhängig davon, ob auch private Gelder über das Konto fließen. Das Gesetz verlangt nur eine der beiden Varianten zur Aufzeichnung, Journal oder Kontoauszugssammlung. Empfehlenswert ist jedoch, beide Möglichkeiten aufzugreifen, denn im Rahmen der jährlichen Einkommenssteuererklärung müssen in einem vorgegebenen Formular Einnahmen und Ausgaben in Kategorien gegliedert angegeben werden.

Wird ein dementsprechendes Journal geführt, muss beim Verfassen der Steuererklärung keine Mehrarbeit geleistet werden. Das Journal ist in chronologischer Reihenfolge zu führen und die die Eintragungen sollten monatlich erfolgen, außer Bareinnahmen und Barausgaben, die täglich erfasst werden müssen. Die zu den Eintragungen gehörigen Belege sind ebenfalls in chronologischer Reihenfolge abzulegen, möglichst versehen mit einer den Eintragungen entsprechenden durchgehenden Nummerierung.

Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben

Im Gesetz ist jeder steuerpflichtige Geldzufluss oder Vorteil, der einen Geldwert aufweist, als  eine Betriebseinnahme definiert, dazu zählen alle Einnahmen aus Waren- und Produktverkäufen sowie Dienstleistungen. Aber auch Einnahmen, die sich durch Zinsen oder Provisionen ergeben, zählen als Betriebseinnahmen. Werden Anzahlungen oder Vorschüsse an das Unternehmen geleistet oder ergibt sich ein Geldzufluss durch Anlagenverkäufe, handelt es sich dabei ebenfalls um Betriebseinnahmen. Erfolgen private Sachentnahmen müssen sie wie Betriebseinnahmen behandelt werden.

Die Einnahmen eines Tages können als Tageslosung ermittelt werden und müssen nur dann einzeln erfasst werden, wenn der Umsatz in einem Wirtschaftsjahr über 150.000 Euro liegt. Bei der Ermittlung der Tageslosung wird zunächst die Differenz zwischen Kassa-Endstand und Kassa-Anfangsstand ermittelt. Von dem errechneten Betrag werden Privateinlagen und Bankbehebungen abgezogen. Zugerechnet müssen jedoch die Barausgaben werden.

Personalkosten, Steuern und Lohnnebenkosten

Geldmittel, die aus dem Betrieb abgeflossen sind, werden als Betriebsausgaben bezeichnet.

Dazu zählen unter anderem:

Ebenfalls unter Betriebsausgaben fallen

Ausgaben die teilweise privat und betrieblich sind

Sind Ausgaben teils privater, teils betrieblicher Art, ist der private Anteil zu berechnen, er wird nicht in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfasst. Gewerbliche Unternehmen, die eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen, sind auch zum Führen eines Wareneingangsbuchs verpflichtet. In ihm werden, fortlaufend nummeriert, alle Wareneinkäufe chronologisch verzeichnet, gleichgültig, ob sie weiterverarbeitet oder verkauft werden. Aufscheinen müssen im Wareneingangsbuch neben dem Einkaufsdatum und der Bezeichnung der Ware auch der Preis sowie Name und Adresse des Lieferanten. Ein Querverweis auf den Beleg ist ebenfalls zu setzen.

Werden Dienstnehmer beschäftigt, müssen Lohnkonten geführt werden, die Auskunft geben über die persönlichen Daten des Dienstnehmers samt seiner Versicherungsnummer. Wurde der Alleinverdienerabsetzbetrag beantragt, sind auch der Name und die Sozialversicherungsnummer des Ehepartners und des Kindes anzugeben. Die Höhe des Freibetrages muss entsprechend der Mitteilung des Finanzamtes ebenfalls erfasst werden. Im Anlagenverzeichnis sind alle Wirtschaftsgüter aufzulisten, die zum abnutzbaren Anlagevermögen zählen. Es dient als Nachweis für die jährliche Abschreibung.