Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist 2026 für die meisten Selbstständigen in Österreich die Standard-Form der Gewinnermittlung. Wer sie korrekt führt, kann den Investitionsfreibetrag von 20 Prozent (oder 22 Prozent bei Öko-Investitionen) nutzen - bei einer Öko-Investition von 50.000 Euro und 50 Prozent Grenzsteuersatz sind das 5.500 Euro weniger Einkommensteuer. Wer pauschaliert, verzichtet auf den IFB, spart sich aber Verwaltungsaufwand.
- E/A-Rechnung: Gewerbetreibende bis 700.000 Euro Umsatz, Freiberufler unabhängig vom Umsatz, GmbH nie
- Investitionsfreibetrag 2026: 20 Prozent Standard-Investitionen, 22 Prozent Öko-Investitionen (befristet bis Dezember 2026)
- Basispauschalierung 2026: 15 Prozent der Umsätze, höchstens 63.000 Euro (6 Prozent, höchstens 25.200 Euro bei bestimmten Tätigkeiten) - Umsatzgrenze 420.000 Euro
- Pauschalierung schließt IFB aus - Wahl wird zur Entweder-Oder-Entscheidung
- Aufbewahrungspflicht: 7 Jahre, Unterlagen zu Grundstücken 22 Jahre
- Stand: Oktober 2026
Wer darf die E/A-Rechnung machen, wer muss bilanzieren?
Im österreichischen Steuerrecht gibt es zwei Grundformen der Gewinnermittlung: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und doppelte Buchführung (Bilanzierung). Welche gilt für wen?
Gewinnermittlung |
Wer darf / muss |
Aufwand |
|---|---|---|
E/A-Rechnung (§ 4 Abs 3 EStG) |
Freiberufler ohne Umsatzgrenze, Gewerbetreibende bis 700.000 € Umsatz |
niedrig |
Bilanzierung (§ 4 Abs 1 bzw. § 5 EStG) |
Kapitalgesellschaften wie die GmbH, Gewerbetreibende über 700.000 € Umsatz |
hoch |
Basispauschalierung |
Selbstständige und Gewerbetreibende ohne Buchführung, bis 420.000 € Vorjahresumsatz |
sehr niedrig |
Kleinunternehmerpauschalierung |
Kleinunternehmer bis 55.000 € Umsatz |
minimal |
Wer als EPU startet, beginnt fast immer mit der E/A-Rechnung oder einer Pauschalierung. Bilanzieren müssen Kapitalgesellschaften immer, Gewerbetreibende ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr, wenn sie in zwei aufeinanderfolgenden Jahren mehr als 700.000 Euro Umsatz erzielen. Liegt der Umsatz bei 1 Million Euro oder mehr, gilt die Pflicht schon ab dem folgenden Geschäftsjahr (§ 189 UGB). Freie Berufe sind davon ausgenommen und können unabhängig vom Umsatz bei der E/A-Rechnung bleiben.
So funktioniert die E/A-Rechnung in der Praxis
Das Prinzip ist einfach: Im Geldfluss-Schema werden alle Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aufgezeichnet, jeweils mit Datum, Betrag und Bezeichnung. Der Saldo ergibt den steuerpflichtigen Gewinn.
Das gilt nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip: Eine Rechnung ist erst zum Zeitpunkt des tatsächlichen Geldflusses zu erfassen, nicht beim Ausstellen oder Empfangen.
Beispiel: Sie stellen am 20. Dezember 2025 eine Rechnung über 5.000 Euro aus. Der Kunde zahlt am 15. Jänner 2026. → Die Einnahme zählt zum Gewinn 2026, nicht 2025.
Die wichtigsten Posten:
- Betriebseinnahmen: Umsatz aus Lieferungen und Leistungen, Zinsen aus Geschäftskonto, Versicherungsentschädigungen, Anlagen-Verkäufe
- Betriebsausgaben: Wareneinsatz, Personal, Miete, Telefon, Reisen, Fortbildung, Versicherungen, Steuerberater-Honorar, Bankgebühren
- Sonderposten: Investitionsfreibetrag, Geringwertige Wirtschaftsgüter (bis 1.000 € Sofortabschreibung), Abschreibungen
Investitionsfreibetrag 2026: Bis zu 22 Prozent zusätzlich absetzbar
Für Anschaffungen nach dem 31. Oktober 2025 und vor dem 1. Jänner 2027 ist der Investitionsfreibetrag erhöht. Mehr Details im Beitrag zum Investitionsfreibetrag. Die Eckdaten:
IFB-Variante |
Satz 2026 |
Anwendung |
|---|---|---|
Standard-IFB |
20 % (befristet bis 12/2026) |
Maschinen, Lkw, IT-Hardware, Einrichtung; neu angeschafft, Nutzungsdauer mindestens vier Jahre; Pkw nur mit 0 g CO2 |
Öko-IFB |
22 % (befristet bis 12/2026) |
Investitionen, die laut Verordnung der Ökologisierung zuzuordnen sind, etwa Wärmepumpen |
Höchstgrenze pro Wirtschaftsjahr |
1.000.000 € |
begünstigte Anschaffungskosten, summiert über alle Investitionen |
Beispielrechnung: Ein EPU investiert 50.000 Euro netto in eine neue Wärmepumpe (Öko-Investition). Der IFB beträgt 22 Prozent von 50.000 = 11.000 Euro. Bei 40 Prozent Grenzsteuersatz spart das 4.400 Euro Einkommensteuer - zusätzlich zur normalen Abschreibung über die Nutzungsdauer.
Wer die Basispauschalierung oder Kleinunternehmerpauschalierung wählt, kann den Investitionsfreibetrag nicht geltend machen. Bei größeren geplanten Investitionen lohnt sich deshalb ein Vergleich: Pauschale gegen tatsächliche Ausgaben plus Investitionsfreibetrag. Zu bedenken ist auch die Sperrfrist: Wer eine Pauschalierung verlässt, kann erst nach drei bzw. fünf Wirtschaftsjahren zurück.
Basispauschalierung 2026: Wenn E/A zu aufwendig ist
Wer mit weniger Verwaltung leben will und keine größeren Investitionen plant, kann die Basispauschalierung wählen. Die Eckdaten 2026:
- Umsatzgrenze: 420.000 Euro Vorjahresumsatz, keine Buchführung
- Pauschale für Standardtätigkeiten: 15 Prozent der Umsätze, höchstens 63.000 Euro
- Pauschale für bestimmte Tätigkeiten: 6 Prozent, höchstens 25.200 Euro (kaufmännische und technische Beratung, Tätigkeiten nach § 22 Z 2 EStG wie die eines wesentlich beteiligten Gesellschafter-Geschäftsführers, schriftstellerische, vortragende, wissenschaftliche, unterrichtende, erzieherische Tätigkeit)
- Daneben nur abziehbar: Wareneingang und Rohstoffe, Löhne samt Lohnnebenkosten und Fremdlöhne, soweit sie unmittelbar in die Leistung eingehen, Pflichtbeiträge zur Sozialversicherung, die 50-Prozent-Pauschale für eine Öffi-Zeitkarte sowie Reise- und Fahrtkosten, denen ein Kostenersatz in gleicher Höhe gegenübersteht. Miete, Steuerberatung oder Werbung sind mit der Pauschale abgegolten.
- Vorsteuerpauschale: Wer die Voraussetzungen erfüllt, kann auch die Vorsteuer pauschal mit 1,8 Prozent des Umsatzes ansetzen, höchstens 7.560 Euro (§ 14 UStG).
- Sperrfrist: Wer die Basispauschalierung verlässt, kann frühestens nach fünf Wirtschaftsjahren zurückkehren (§ 17 Abs 3 EStG).
Wer pauschaliert, spart sich die detaillierte Ausgabenerfassung - die Belege müssen aber trotzdem 7 Jahre aufbewahrt werden, weil das Finanzamt sie im Prüfungsfall anfordern kann.
Kleinunternehmerpauschalierung: Die schlankste Variante
Für Kleinunternehmer mit Umsätzen bis 55.000 Euro gibt es die Kleinunternehmerpauschalierung als einfachste Form. Mehr in Kleinunternehmerpauschalierung.
Eckdaten:
- Pauschale Betriebsausgaben: 20 Prozent der Einnahmen für Dienstleistungsbetriebe, höchstens 11.000 Euro; 45 Prozent für alle anderen Betriebe wie Handel oder Produktion, höchstens 24.750 Euro
- Zusätzlich abzugsfähig: nur Pflichtbeiträge zur SVS, die 50-Prozent-Pauschale für eine Öffi-Zeitkarte sowie Reise- und Fahrtkosten mit Kostenersatz in gleicher Höhe. Alle weiteren Ausgaben, auch Werbung, sind abgegolten.
- Sperrfrist: Nach einem freiwilligen Wechsel zu einer anderen Gewinnermittlung ist eine Rückkehr frühestens nach drei Wirtschaftsjahren möglich (§ 17 Abs 3a Z 9 EStG).
Aufbewahrung und Pflichten
Unabhängig von der Gewinnermittlungsart gilt für alle Selbstständigen die siebenjährige Aufbewahrungspflicht für Belege nach § 132 BAO. Die Frist beginnt nach Ende des jeweiligen Kalenderjahres und verlängert sich, solange ein Abgabenverfahren anhängig ist, für das die Unterlagen von Bedeutung sind. Aufzeichnungen und Unterlagen zu Grundstücken sind 22 Jahre aufzubewahren (§ 18 Abs 10 UStG).
Was muss aufbewahrt werden:
- Alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Geschäftskonto-Auszüge
- Verträge mit Kunden und Lieferanten
- Quittungen und Belege für Bargeschäfte
- Lohnverrechnungs-Unterlagen
- Bei E/A-Rechnung: das Anlageverzeichnis
Belege dürfen elektronisch aufbewahrt werden, wenn die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist (§ 131 Abs 3 BAO). Ein geordnetes PDF-Archiv mit Backup erfüllt das, sofern die Dateien nicht nachträglich verändert werden.
Kleinunternehmer mit geringen tatsächlichen Ausgaben fahren mit der Kleinunternehmerpauschalierung meist am einfachsten. Wer größere Investitionen plant oder hohe tatsächliche Kosten hat, rechnet die E/A-Rechnung mit Investitionsfreibetrag gegen die Pauschale. Bis 420.000 Euro Umsatz kommt die Basispauschalierung in Frage, wenn die tatsächlichen Ausgaben unter 15 bzw. 6 Prozent liegen. Eine Kapitalgesellschaft muss immer bilanzieren. Den Vergleich mit echten Zahlen rechnet ein Steuerberater für Kleinunternehmer durch.
Wechsel zwischen den Gewinnermittlungsformen
Ein Wechsel zwischen E/A-Rechnung und Pauschalierung ist möglich, aber nicht beliebig oft. Die wichtigsten Regeln:
- Pauschalierung → E/A-Rechnung: jederzeit möglich
- Zurück zur Basispauschalierung: frühestens nach fünf Wirtschaftsjahren, wenn sie zuvor verlassen wurde
- Zurück zur Kleinunternehmerpauschalierung: frühestens nach drei Wirtschaftsjahren, wenn freiwillig gewechselt wurde
- Bilanzierungspflichtige zur E/A-Rechnung: wenn die 700.000-Euro-Schwelle in zwei aufeinanderfolgenden Jahren nicht mehr überschritten wird, ab dem folgenden Geschäftsjahr
Die Pauschalierung wird jeweils in der Steuererklärung für das betreffende Jahr in Anspruch genommen.
Diese Informationen ersetzen keine individuelle Steuerberatung. Konkrete Wahl zwischen E/A-Rechnung, Bilanzierung und Pauschalierung sowie die Optimierung des Investitionsfreibetrags klären Sie mit einem Steuerberater. Stand der Informationen: Oktober 2026.
Häufige Fragen
Bis zu welchem Umsatz kann ich E/A-Rechnung machen?
Gewerbetreibende bis 700.000 Euro Jahresumsatz. Wer die Grenze in zwei aufeinanderfolgenden Jahren überschreitet, wird im übernächsten Jahr bilanzierungspflichtig, bei 1 Million Euro oder mehr schon ein Jahr früher. Freiberufler sind ausgenommen, GmbHs bilanzieren immer.
Lohnt sich der Investitionsfreibetrag 2026?
Ja, deutlich. 20 Prozent (Standard) bzw. 22 Prozent (Öko) zusätzlich zur normalen Abschreibung sparen bei 40 Prozent Grenzsteuersatz 8 bis 9 Prozent der Investitionssumme an Einkommensteuer. Voraussetzung: E/A-Rechnung oder Bilanzierung, keine Pauschalierung.
Was ist der Unterschied zwischen Basispauschalierung und Kleinunternehmerpauschalierung?
Basispauschalierung: bis 420.000 Euro Vorjahresumsatz, 15 Prozent Pauschale (höchstens 63.000 Euro) oder 6 Prozent bei bestimmten Tätigkeiten (höchstens 25.200 Euro); Wareneinsatz und Löhne kommen dazu. Kleinunternehmerpauschalierung: für Kleinunternehmer bis 55.000 Euro Umsatz, 20 Prozent für Dienstleistungsbetriebe (höchstens 11.000 Euro) bzw. 45 Prozent für andere Betriebe (höchstens 24.750 Euro); Wareneinsatz und Löhne sind damit abgegolten.
Welche Belege muss ich aufbewahren?
Alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bankauszüge, Verträge, Quittungen, Lohnverrechnungs-Unterlagen, Anlageverzeichnis. Frist 7 Jahre nach Ende des Kalenderjahres, Unterlagen zu Grundstücken 22 Jahre.
Kann ich von Pauschalierung zur E/A-Rechnung wechseln?
Ja, jederzeit. Wer die Basispauschalierung verlässt, kann aber erst nach fünf Wirtschaftsjahren zu ihr zurückkehren, bei der Kleinunternehmerpauschalierung nach drei.