Seit 1. Jänner 2014 ist die Rechnungslegung sowohl für den Waren- als auch den Dienstleistungsverkehr an den Bund in bestimmter strukturierter Form verpflichtend elektronisch durchzuführen. Das System für die elektronische Rechnungslegung wurde auch den Kommunen und Ländern zur Verfügung gestellt, doch besteht für sie die Verpflichtung nicht. Durch die elektronische Form der Rechnungslegung ergibt sich eine Kostenreduktion. Papier-, Porto- und Druckkosten können eingespart werden. Auch die Bearbeitung ist einfacher und rascher möglich, ebenso sind der Bearbeitungsstatus und der Verlauf besser nachvollziehbar. Wesentlich ist auch der Schutz vor dem Verlust von Dokumenten.
Die E-Rechnung
Voraussetzung und Rechnungsformular
Voraussetzung für die elektronische Rechnungslegung ist die Registrierung im Unternehmensserviceportal, USP. Sie kann auf der Seite www.usp.gv.at durchgeführt werden. Nach erfolgreicher Registrierung steht der Bereich „Meine Services“ auf der rechten Bildschirmseite zur Verfügung. Unter „Meine Services“ können nicht nur die Unternehmensdaten aufgerufen werden, sondern auch die Administration. Soll eine Rechnung an den Bund gestellt werden, ist in diesem Bereich die Zeile „E-Rechnung an den Bund“ anzuklicken.
Es besteht nun die Möglichkeit, die Rechnung über das zur Verfügung gestellte Online-Formular einzubringen. Es wird über den Button Rechnungsformular oder über das Register im Kopfbereich der Seite geöffnet. Das Online-Formular muss jedoch nicht genutzt werden, denn eine selbst erstellt XML-Rechnung kann auch hochgeladen werden.
Eine dritte Möglichkeit bietet das Webservice, von ihm wird eine selbst erstellte XML-Rechnung maschinell an die entsprechende Bundesdienststelle übermittelt. Den einfachsten Weg stellt jedoch das Online-Formular dar. Beim Einbringen über das Online-Formular kann über einen Pfeil am rechten Rand der Dokumententyp ausgewählt werden, in diesem Fall „Rechnung“.
Ausfüllen und Übermitteln des Online-Formulars
Zunächst muss die Auftragsreferenz angegeben werden, das heißt, die Bestellnummer oder Einkäufergruppe, wobei die Einkäufergruppe der rechnungsbearbeitenden Dienststelle entspricht. Für andere Verwaltungseinheiten wird das Verwaltungszeichen VKZ verwendet. Ist die entsprechende Bezeichnung nicht bekannt, muss beim Kunden nachgefragt werden. Es folgt nach der Auftragsreferenz die eigene Lieferantennummer. Ist sie ebenfalls nicht bekannt, kann sie wie die Auftragsreferenz beim Kunden telefonisch erfragt werden. Die restlichen Eintragungen können vergleichbar mit dem Ausfüllen herkömmlicher Rechnungen, wie sie in Rechnungsbüchern zu finden sind, vorgenommen werden. Waren, Dienstleistungen, Preise, Steuern etc., wie in Papierform gewohnt, sind in das Rechnungsformular einzutragen.
Am Ende des Formulars befindet sich der Button „Beilagen hinzufügen“. Beilagen sind optional. Sollten sie beigefügt werden, sind sie in den Formaten PDF, XLS(X), PNG oder XML anzuschließen. Um die Rechnung zu übermitteln, wird der Button „Diese Rechnung übermitteln“ angeklickt. Am Bildschirm wird als Bestätigung das erfolgreiche Versenden der Rechnung angezeigt. Im Fenster Rechnungskontrolle, aber auch im Fenster der Sendebestätigung, kann die E-Rechnung nun als XML-Datei gespeichert werden. Es empfiehlt sich den Button „Speichern unter“ zu wählen, denn so kann eine Datei auch am eigenen Rechner als Speicherort gewählt werden.
Die nächste Rechnungslegung erfolgt sogar noch einfacher, denn die vorangegangene Rechnung kann unter „Neue Formulareingabe“ in dem Feld „XML-Vorlagedatei“ als Vorlage geladen werden. Der Bund hat für die Lieferanten und Dienstleister zwecks elektronischer Rechnungslegung einen Leitfaden verfasst, der auf www.e-rechnung.gv.at/go/leitfaden heruntergeladen werden kann. Generelle Informationen zu den Einbringungsmöglichkeiten sind ebenfalls auf www.e-rechnung.gv.at nachzulesen.