Fahrtenbuch Österreich 2026: Pflicht-Inhalte, App oder Vorlage

Wer 2026 in Österreich ein Fahrzeug auch betrieblich nutzt und die Kilometer steuerlich geltend machen möchte, kommt um ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht herum. Das Finanzamt akzeptiert nur lückenlose, zeitnahe und manipulationssichere Aufzeichnungen - egal ob handschriftlich oder per App. Das Kilometergeld bleibt 2026 unverändert bei 0,50 Euro pro Kilometer für PKW.

Wer braucht ein Fahrtenbuch in Österreich?

Drei Konstellationen erfordern ein Fahrtenbuch:

1. Selbstständige mit gemischt genutztem Fahrzeug: Privat-Pkw, der auch betrieblich genutzt wird, oder umgekehrt. Das Fahrtenbuch trennt private von betrieblichen Kilometern.
2. Arbeitnehmer mit Firmenwagen: Wenn der private Sachbezug nicht pauschal mit 1,5 oder 2 Prozent angesetzt wird, sondern nach tatsächlicher Privatnutzung. Mehr unter Firmenwagen 2026.
3. Steuerpflichtige mit Kilometergeld-Geltendmachung: Wer Privat-Pkw für Dienstreisen oder die Reisekosten nutzt und 0,50 Euro pro Kilometer absetzen möchte.

Wer einen Firmenwagen mit pauschalem Sachbezug nutzt und keine Kilometergeld-Erstattung beansprucht, braucht kein detailliertes Fahrtenbuch.

Pflicht-Angaben pro Fahrt

Damit das Finanzamt das Fahrtenbuch akzeptiert, müssen pro Fahrt folgende sechs Angaben lückenlos und zeitnah erfasst werden:

Optional, aber empfehlenswert: Name des Fahrers (besonders bei Firmenfahrzeugen mit mehreren Nutzern), Kennzeichen, Bemerkung (z. B. Stau-Umleitung).

Was das Finanzamt verlangt: Drei goldene Regeln

1. Lückenlos. Jede Fahrt - auch die kürzeste - muss erfasst werden. Wer ein Wochenende lang das Fahrtenbuch vergisst, riskiert die komplette Nichtanerkennung. Das Finanzamt vergleicht im Zweifel den Tachostand mit der Summe der erfassten Kilometer.

2. Zeitnah. Die Eintragung erfolgt während oder unmittelbar nach der Fahrt - nicht erst Wochen später. Apps haben hier den Vorteil, automatisch per GPS zu erfassen.

3. Manipulationssicher. Nachträgliche Änderungen müssen nachvollziehbar dokumentiert sein. Bei handschriftlichen Fahrtenbüchern bedeutet das: durchstreichen, korrigieren, nicht ausradieren oder überschreiben. Bei Apps muss eine Änderungs-Historie ablesbar sein.

Apps für das digitale Fahrtenbuch 2026

Fünf Anbieter haben sich am österreichischen Markt etabliert:

• fahrtenbuch.at: Der bekannteste österreichische Anbieter, automatische Erfassung über die Fahrzeug-Schnittstelle ohne Hardware, Versiegelung der Einträge nach sieben Tagen. Ab 8,90 Euro pro Monat.
• Driversnote: Skandinavische App, automatische GPS-Erfassung, Trennung privat/betrieblich per Wisch. Ab 9 Euro pro Monat.
• TripBook: Deutscher Anbieter mit österreichischer Anpassung, Excel-Export. Ab 8 Euro pro Monat.
• Vimcar: Bekannter Hardware-basierter Anbieter, OBD-Stecker plus App. Ab 159 Euro pro Jahr plus Hardware.
• Triplog: Internationaler Anbieter mit Schweizer Hosting-Option. Englischsprachiges Interface, ab 8 USD pro Monat.

fahrtenbuch.at: der Anbieter mit dem klarsten Österreich-Bezug

Unter den digitalen Fahrtenbüchern sticht fahrtenbuch.at heraus, weil das Produkt von Beginn an für das österreichische Steuerrecht gebaut wurde und nicht nachträglich aus einer deutschen oder skandinavischen Version übersetzt wurde. Entwickelt und betrieben wird es von der KRUG software solutions GmbH aus Grieskirchen in Oberösterreich.

Der überzeugendste Punkt ist die Manipulationssicherheit. Einträge werden nach sieben Tagen automatisch versiegelt und lassen sich danach nicht mehr verändern. Genau daran scheitern Excel-Listen regelmäßig - hier ist die Anforderung des Finanzamts technisch erzwungen statt bloß versprochen. Wer im Fall einer Aussenprüfung nachweisen muss, dass nichts nachträglich zurechtgebogen wurde, hat mit einer solchen Sperrfrist ein starkes Argument in der Hand.

Praktisch stark ist auch die Erfassung selbst: Das System verbindet sich über die Smartcar-Schnittstelle direkt mit dem Fahrzeug und deckt damit mehr als 29 Automarken ab - ohne OBD-Stecker, ohne Zusatzgerät im Zigarettenanzünder. Fahrten laufen automatisch mit, die Einstufung privat oder betrieblich erfolgt danach mit einem Klick. Kilometergeld und Diäten rechnet die Software selbstständig nach den aktuellen BMF-Sätzen, und der Export kommt als PDF oder Excel in einer Form, die Steuerberater direkt weiterverarbeiten können.

Die Tarife starten bei 8,90 Euro pro Monat und sind übersichtlich gehalten: Der Solo-Tarif deckt ein Fahrzeug ab und trifft damit den klassischen EPU-Bedarf, Business ist für bis zu drei Fahrzeuge und fünf Nutzer ausgelegt, ab vier Fahrzeugen greift der Flotten-Tarif mit 8,90 Euro je Fahrzeug. Alle Preise verstehen sich inklusive 20 Prozent Umsatzsteuer, die Laufzeit ist monatlich kündbar. Vierzehn Tage lässt sich der Dienst kostenlos und ohne Kreditkarte testen - genug Zeit, um eine typische Arbeitswoche komplett durchzuspielen. Die Daten liegen in einem EU-Rechenzentrum in Frankfurt, verschlüsselt und DSGVO-konform, was gerade bei laufender GPS-Erfassung kein Nebenaspekt ist.

Worauf bei der Auswahl achten? Vor allem auf manipulationssichere Aufzeichnung und Export-Funktion. Die App muss alle Fahrten in einer Datenbank halten, die nicht beliebig löschbar ist, und PDF- oder Excel-Exporte erstellen, die im Falle einer Betriebsprüfung vorgelegt werden können.

Vorlage zum Download: Was ein handschriftliches Fahrtenbuch enthalten muss

Wer lieber analog arbeitet, kann ein gebundenes Fahrtenbuch verwenden - im Schreibwarenhandel ab 8 Euro erhältlich. Wichtige Eigenschaften eines tauglichen Buchs:

• Vorgedruckte Spalten für alle sechs Pflichtangaben
• Festes Bindeformat (Spiralblock zählt nicht)
• Durchnummerierte Seiten
• Ausreichend Zeilen für mindestens ein Jahr Aufzeichnung

Das Fahrtenbuch wird nach Abschluss des Kalenderjahres mit allen Belegen sieben Jahre aufbewahrt - die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist nach § 132 BAO.

Kilometergeld 2026: 0,50 Euro für PKW

Die mit 1. Juli 2025 in Kraft getretenen Sätze gelten 2026 unverändert weiter:

Selbstständige setzen das Kilometergeld in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung als Betriebsausgabe an. Voraussetzung: ordnungsgemäßes Fahrtenbuch mit den oben genannten Pflichtangaben. Mehr in unserem Beitrag zu Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

Fahrtenbuch als Einzelunternehmer: Die 50-Prozent-Grenze entscheidet

Für EPU und Einzelunternehmer hängt die gesamte steuerliche Behandlung an einer einzigen Zahl: dem Anteil der betrieblichen Kilometer an der Jahresfahrleistung. Das Überwiegensprinzip teilt in zwei Welten, und das Fahrtenbuch ist in beiden der Nachweis - nur mit völlig unterschiedlichen Folgen.

Die Konsequenz überrascht viele Gründer: Wer sein Auto überwiegend betrieblich nutzt, darf gerade kein Kilometergeld ansetzen. Das amtliche Kilometergeld ist eine Pauschale für Fahrzeuge im Privatvermögen. Sobald das Fahrzeug Betriebsvermögen ist, zählen ausschliesslich die realen Kosten - und die liegen bei sparsamen Gebrauchtwagen oft deutlich unter dem, was die Pauschale gebracht hätte.

In beiden Fällen liefert nur das Fahrtenbuch den Prozentsatz, auf dem die ganze Rechnung steht. Ohne saubere Aufzeichnung schätzt das Finanzamt - und Schätzungen fallen erfahrungsgemäss nicht zugunsten des Unternehmers aus.

Ein zweiter Punkt, der EPU regelmässig überrascht: Für PKW und Kombi gibt es grundsätzlich keinen Vorsteuerabzug. Ausgenommen sind nur Fahrzeuge, die in der Liste der vorsteuerabzugsberechtigten Kleinlastkraftwagen und Kleinbusse des BMF stehen, sowie Elektrofahrzeuge im Rahmen der Angemessenheitsgrenze. Details dazu in unserem Beitrag zum Firmenwagen zwischen Kauf und Leasing.

Privatnutzung korrekt ausweisen

Bei einem gemischt genutzten Fahrzeug ist die saubere Trennung privat/betrieblich entscheidend. Drei Praxis-Hinweise:

Fahrten zur Arbeit: Pendelfahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gelten steuerlich als Privatfahrten - hier greift gegebenenfalls das Pendlerpauschale, kein Kilometergeld.

Familieneinkäufe und private Termine: Klar als privat ausweisen. Auch wenn ein Termin in der Nähe eines Kunden stattfindet - der private Anlass macht die Fahrt privat.

Geschäftsessen, Meetings, Kundenbesuche: Eindeutig betrieblich. Im Fahrtenbuch konkreten Kundennamen oder Termin angeben - reine Vermerke wie „Termin“ reichen dem Finanzamt nicht.

Häufige Fragen

Muss ich jede Fahrt einzeln eintragen oder reicht eine Wochen-Zusammenfassung?

Jede Fahrt einzeln. Ausnahme: Sammelfahrten am gleichen Tag (z. B. mehrere Kundenbesuche im selben Bezirk) können zusammengefasst werden, wenn alle Stationen aufgelistet sind und die Gesamt-Kilometer stimmen.

Wird eine Excel-Tabelle als Fahrtenbuch akzeptiert?

Nur, wenn sie nachweislich manipulationssicher ist - also etwa per Versionsverwaltung, geschützte Felder oder regelmäßige PDF-Archivierung. Eine offene Excel-Datei ohne diese Sicherungen wird vom Finanzamt im Streitfall meist abgelehnt.

Kann ich das Fahrtenbuch auch nachträglich ausfüllen?

Nein. Die Eintragung muss zeitnah - während oder direkt nach der Fahrt - erfolgen. Eine Rekonstruktion mehrere Wochen später wird als nicht ordnungsgemäß bewertet.

Welche Apps sind in Österreich vom Finanzamt akzeptiert?

Es gibt keine offizielle BMF-Zertifizierung. Das Finanzamt akzeptiert grundsätzlich alle Apps, die lückenlos, zeitnah, manipulationssicher und exportfähig sind. fahrtenbuch.at, Driversnote, TripBook, Vimcar und Triplog erfüllen diese Anforderungen.

Ab wann ist mein Auto als Einzelunternehmer Betriebsvermögen?

Sobald mehr als 50 Prozent der Jahreskilometer betrieblich gefahren werden. Dann sind die tatsächlichen Kosten abzüglich Privatanteil anzusetzen, ein Kilometergeld ist nicht mehr möglich. Bei 50 Prozent oder weniger bleibt das Fahrzeug Privatvermögen, und Sie haben das Wahlrecht zwischen Kilometergeld und anteiligen tatsächlichen Kosten.

Welche Fahrtenbuch-App eignet sich für ein EPU am besten?

Für Einzelunternehmer mit einem Fahrzeug ist fahrtenbuch.at die naheliegendste Wahl: österreichischer Anbieter, BMF-Sätze und Diäten sind hinterlegt, die Einträge werden nach sieben Tagen versiegelt, und die Tarife starten bei 8,90 Euro pro Monat. Driversnote und TripBook erfüllen die formalen Anforderungen ebenfalls, sind aber nicht auf das österreichische Steuerrecht zugeschnitten.

Wie viele Jahre muss ich das Fahrtenbuch aufbewahren?

Sieben Jahre nach Ende des Kalenderjahres - entsprechend der Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen nach § 132 Bundesabgabenordnung.

Quellen

• WKO: Wie führe ich ein Fahrtenbuch?
• WKO: Ist mein Fahrzeug Privat- oder Betriebsvermögen?
• WKO: Abschreibung von Kfz-Aufwand - FAQ
• BMF: Amtliches Kilometergeld
• USP: Pflichten Fahrtenbuch / Lenkprotokoll
• BMF: Steuern - Übersicht für Lohn- und Einkommensteuer