E-Rechnungspflicht B2B in Österreich 2026: Stand und EU-Ausblick

Anders als Deutschland hat Österreich 2026 noch keine allgemeine E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen (B2B) eingeführt. Die Pflicht zur strukturierten elektronischen Rechnung gilt nur im Geschäftsverkehr mit dem Bund (B2G), dort seit 1. Jänner 2014. Auf EU-Ebene bringt die ViDA-Richtlinie (EU) 2025/516 ab 1. Juli 2030 digitale Meldepflichten auf Basis von E-Rechnungen für grenzüberschreitende B2B-Umsätze. Wer an den Bund, an deutsche Unternehmen oder grenzüberschreitend an Unternehmen fakturiert, sollte sich jetzt mit ebInterface, UBL und Peppol beschäftigen.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Steuerlich ist der Begriff weit: Eine Rechnung darf nach dem UStG auch per E-Mail, als PDF, Textdatei, eingescannte Papierrechnung oder Fax übermittelt werden, wenn der Empfänger dieser Art der Rechnungslegung zustimmt. Eine PDF per E-Mail ist also eine elektronische Rechnung. Wer eine Rechnung in mehreren Formaten ausstellt, etwa als PDF und als XML-Datei, muss in der Rechnung darauf hinweisen, sonst droht eine Steuerschuld kraft Rechnungslegung.

Gegenüber dem Bund reicht das nicht: Dort ist eine strukturierte Rechnung Pflicht, also eine XML-Datei, die sich automatisch in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme einlesen lässt. e-Rechnung.gv.at nimmt zwei Formate an:

• ebInterface: der österreichische XML-Standard, angenommen in den Versionen 4.3, 5.0, 6.0 und 6.1
• UBL (Universal Business Language): ein international verbreiteter XML-Standard, der auch im Peppol-Netzwerk verwendet wird

B2G-E-Rechnungspflicht: Was seit 2014 gilt

Vertragspartner des Bundes - also alle, die an Ministerien, Bundesbehörden oder Bundes-nahe Einrichtungen liefern - müssen seit 1. Jänner 2014 ausschließlich elektronische Rechnungen einreichen. Drei Übermittlungswege stehen zur Verfügung:

• Webformular im USP: für Einzel-Rechnungen, kostenlose Erfassung im Browser
• Webservice am USP: für integrierte ERP-Systeme, automatischer Upload
• Peppol-Netzwerk: für Unternehmen mit eigener Peppol-Anbindung über Access Point

Die Plattform steht auch Ländern, Städten und Gemeinden zur Verfügung. Eine Pflicht, Rechnungen an diese elektronisch einzubringen, besteht laut USP derzeit aber nicht; gesetzlich verpflichtet ist nur, wer an den Bund liefert.

Was die EU mit der ViDA-Richtlinie ändert

Die EU-Richtlinie 2025/516 "VAT in the Digital Age" (ViDA) wurde im März 2025 beschlossen und ist am 14. April 2025 in Kraft getreten. Seither dürfen Mitgliedstaaten unter bestimmten Bedingungen eigene E-Rechnungspflichten einführen. Die wichtigsten weiteren Stichtage:

Die Pflicht ab 2030 betrifft grenzüberschreitende B2B-Umsätze zwischen Unternehmen aus verschiedenen EU-Ländern, also Lieferungen und Dienstleistungen. Die digitale Meldung ersetzt dabei die bisherige Zusammenfassende Meldung. Reine Inlands-Geschäfte zwischen österreichischen Unternehmen sind nicht direkt betroffen, hier entscheidet jeder Mitgliedstaat selbst.

Peppol: Das EU-weite Netzwerk für E-Rechnungen

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist das technische Backbone für E-Rechnungen in Europa. Funktionsweise:

• Sender erstellt eine UBL-Datei und schickt sie über einen "Access Point"
• Access Point validiert die Datei (Format, Pflichtfelder) und routet sie ans Peppol-Netzwerk
• Empfänger hat eigenen Access Point, empfängt die Datei und liest sie automatisch in seine Buchhaltungssoftware

Vorteile gegenüber PDF-per-E-Mail:

• Automatisierte Verarbeitung beim Empfänger (kein manuelles Eintippen)
• Eindeutige Adressierung über Peppol-IDs (statt E-Mail-Adressen)
• Validierung am Access Point reduziert fehlerhafte Rechnungen

Die Teilnahme am Peppol-Netzwerk selbst ist kostenpflichtig, ein Zertifikat bekommen nur zahlende Mitglieder von OpenPeppol. Kleine Unternehmen nutzen deshalb meist einen zertifizierten Service Provider, oft eingebunden in die Buchhaltungssoftware. Die Liste der zertifizierten Anbieter führt OpenPeppol. Aus Österreich sind dort unter anderem das Bundesrechenzentrum, efsta, fiskaltrust, Global Digital Post, Porsche Informatik und sermocore gelistet.

Was Unternehmer 2026 vorbereiten sollten

Auch ohne aktuelle B2B-Pflicht sind drei Vorbereitungs-Schritte sinnvoll:

1. Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungs-Fähigkeit wählen. Beim Wechsel oder Update darauf achten, dass ebInterface- oder UBL-Export und eine Peppol-Anbindung möglich sind. Mehr im Buchhaltungssoftware-Vergleich 2026.

2. Peppol-Zugang klären. Ob die eigene Software einen Service Provider eingebunden hat und was der Zugang kostet, steht in den Tarifen des Anbieters.

3. Auf deutsche Geschäftspartner reagieren. Weil deutsche Kunden ihre Rechnungseingänge auf E-Rechnungen umstellen, lohnt es sich, Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931 erstellen zu können. Diese erfüllen etwa die Formate XRechnung und ZUGFeRD 2.x.

ebInterface, UBL und die deutschen Formate

Für Rechnungen an den österreichischen Bund kommen nur ebInterface oder UBL in Frage. Für deutsche B2B-Kunden sind XRechnung und ZUGFeRD 2.x gebräuchlich.

E-Rechnungs-Pflichten für österreichische Selbstständige

Stand 2026 für drei typische Konstellationen:

• EPU mit nur österreichischen Privatkunden (B2C): keine E-Rechnungspflicht. Klassische Papier- oder PDF-Rechnung ausreichend.
• EPU mit nur österreichischen B2B-Kunden: aktuell keine Pflicht. PDF-Rechnungen reichen, wenn der Kunde zustimmt.
• EPU mit Aufträgen des Bundes: strukturierte E-Rechnung über e-Rechnung.gv.at oder Peppol. Für Aufträge von Ländern und Gemeinden besteht derzeit keine Pflicht.

Verkäufe an Privatkunden in anderen EU-Staaten, die über den One-Stop-Shop (OSS) abgerechnet werden, betrifft die ViDA-Pflicht ab 2030 nicht. Sie gilt für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen.

Vorbereitung auf 2030: Was jetzt sinnvoll ist

Für die ViDA-Pflicht ab 2030 sollten Selbstständige mit grenzüberschreitenden B2B-Umsätzen drei Punkte angehen:

1. Peppol-fähige Buchhaltungssoftware einsetzen (oder beim Wechsel jetzt auf das Kriterium achten)
2. UID-Nummer prüfen und sicherstellen, dass alle Kontakte korrekte UID-Nummern hinterlegt haben - mehr in UID-Nummer Österreich
3. Rechnungsdaten sauber führen, weil die digitale Meldung künftig direkt aus der E-Rechnung entsteht. Für B2C-Verkäufe ins EU-Ausland bleibt der One-Stop-Shop zuständig, mehr in der Umsatzsteuer-Übersicht

Häufige Fragen

Gibt es 2026 in Österreich eine B2B-E-Rechnungspflicht?

Nein. Im Gegensatz zu Deutschland (Empfangspflicht seit 1.1.2025) hat Österreich keine allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht. Pflicht besteht nur im B2G (mit dem Bund) seit 2014.

Was ist Peppol?

Pan-European Public Procurement OnLine - das EU-weite Netzwerk für strukturierte E-Rechnungen. Sender und Empfänger nutzen je einen Access Point, dazwischen routet das Netzwerk die Rechnungen automatisch.

Was kommt mit der EU-ViDA-Richtlinie?

Ab 1. Juli 2030 werden E-Rechnung und digitale Meldung für grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU verpflichtend, für Lieferungen wie für Dienstleistungen. Reine nationale Umsätze sind nicht direkt betroffen.

Welche E-Rechnungs-Formate sind 2026 relevant?

Für Rechnungen an den Bund ebInterface und UBL. Für deutsche B2B-Kunden XRechnung und ZUGFeRD 2.x, die beide der EU-Norm EN 16931 entsprechen.

Wie übermittle ich eine E-Rechnung an den Bund?

Über e-Rechnung.gv.at: per Upload einer ebInterface- oder UBL-Datei, per Webformular, per Webservice für integrierte ERP-Systeme oder über das Peppol-Netzwerk, meist mit einem Service Provider.

Quellen

• USP: e-Rechnung im Steuerrecht
• e-Rechnung.gv.at: Peppol-Anbindung an den Bund
• e-Rechnung.gv.at: unterstützte Formate
• e-Rechnung.gv.at: Rechnungsempfänger
• EU-Kommission: VAT in the Digital Age (ViDA)
• WKO: E-Rechnungen und digitale Meldepflichten kommen
• IHK Fulda: E-Rechnung in Deutschland