Buchhaltungssoftware Österreich 2026: Vergleich der besten Lösungen

Wer 2026 in Österreich seine Buchhaltung digital führt, hat acht relevante Software-Anbieter zur Auswahl - drei davon sind klar AT-spezifisch (BMD, RZL, ProSaldo.net), drei kommen aus dem deutschen Markt (sevdesk, Lexware Office, FastBill), und zwei sind hybride Lösungen (everbill, FreeFinance). Der entscheidende Unterschied liegt nicht beim Preis, sondern bei der österreichischen Steuer-Anbindung: RKSV-Konformität für Registrierkasse, FinanzOnline-Export und der Datenaustausch mit dem Steuerberater (BMD/RZL-Format).

Die Anbieter im Direktvergleich

FreeFinance: Der österreichische Standard für EPU

FreeFinance (Anbieter manubu gmbh mit Sitz in Schwechat, nach eigenen Angaben seit 2010 am Markt) ist eine verbreitete Lösung für österreichische EPU und Kleinunternehmer. Stärken:

• Vollintegrierte österreichische Steuerlogik (USt-Sätze 10/13/20 Prozent, RKSV-Konformität)
• FinanzOnline-Export für UVA und ESt-Erklärung
• BMD/RZL-Datenexport für Steuerberater-Anbindung
• Mobile App für Belegerfassung mit OCR
• Geringer Einarbeitungsaufwand

Preise (netto): E/A-Rechnung im Paket Business 12 Euro pro Monat, bei 36 Monaten Laufzeit 10 Euro; Plus 25 Euro, Premium mit Registrierkassa 35 Euro. Die Registrierkassa gibt es auch als Zusatzmodul um 11 Euro pro Monat. Für die doppelte Buchführung hat FreeFinance eigene Pakete. Bei größeren Strukturen mit mehreren Personen in der Buchhaltung können ProSaldo.net oder BMD besser passen.

everbill: Stärkster Allrounder

everbill ist österreich-spezifisch und deckt Fakturierung, Registrierkasse und Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in einem Paket ab. Stärken:

• Komfortable Rechnungsstellung mit Designvorlagen
• RKSV-Registrierkasse vollwertig integriert
• Steuerberater-Anbindung über BMD/RZL-Export
• Lager- und Warenwirtschaft optional
• Mobile App und Multi-User möglich

Bei zwei oder drei Mitarbeitern in der Buchhaltung wird die Multi-User-Funktionalität von everbill wertvoll - hier punktet das Tool gegenüber FreeFinance.

ProSaldo.net: von der EPU bis zur bilanzierenden GmbH

ProSaldo.net ist der dienstälteste österreichische Cloud-Anbieter im Feld: 2000 als Softwarelinie der Wiener Haude-Gruppe (haude electronica) gestartet, seit 2018 eine eigenständige GmbH, seit Oktober 2021 Teil der norwegischen Visma-Gruppe. Entwicklung und Support sitzen weiterhin in Wien. Die Pakete decken die gesamte Bandbreite ab - von der EPU mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bis zur bilanzierenden GmbH. Stärken:

• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und doppelte Buchhaltung im selben System (doppelte Buchhaltung ab dem Paket PRO)
• Auswertungen vom Buchungsjournal über Saldenlisten und Zusammenfassende Meldung bis zu Erfolgsrechnung und GuV
• Direkte FinanzOnline-Anbindung für die UVA
• Bankimport mit Anbindung an österreichische Banken, Belegscan mit Buchungsvorschlag
• Mehrere Betriebe im selben Zugang, Anlagenverzeichnis als Zusatzmodul
• Gründer-Paket: ein Jahr lang das Paket PRO gratis, inklusive zusätzlichem Benutzer und Anlagenverzeichnis

Die Preise (Stand August 2026, exkl. USt, bei jährlicher Zahlung): BASIC 9 Euro, GO 19 Euro, PLUS 31 Euro, PRO 50 Euro pro Monat. Wer monatlich zahlt, liegt jeweils rund zehn Prozent darüber - beim PRO-Paket etwa bei 55 Euro. Das Gründer-Paket setzt voraus, dass die Gründung höchstens zwölf Monate zurückliegt und der Firmensitz in Österreich ist; den Gutscheincode gibt es über den Steuerberater oder Buchhalter.

Grenzen: Eine Registrierkasse ist nicht mehr Teil des Angebots - die RKSV-Kassa ging ab 2024 nicht mehr an Neukunden und wurde im Lauf von 2025 eingestellt. Wer Barumsätze über der Registrierkassenpflicht macht, braucht also ein eigenes Kassensystem daneben. Eine Lohnverrechnung ist ebenfalls nicht enthalten, auch nicht als Zusatzmodul. Und die Auswertungen enden bei Erfolgsrechnung und GuV: Bilanz und Jahresabschluss erstellt der Steuerberater.

Deutsche Anbieter: Eingeschränkt für Österreich

sevdesk, Lexware Office und FastBill sind deutsche Anbieter, die zwar in Österreich angeboten werden, aber Defizite bei AT-spezifischen Anforderungen haben.

sevdesk: Beliebte Lösung für Freiberufler, mit grundlegender USt-Logik. Allerdings: keine RKSV-zertifizierte Registrierkasse, keine native FinanzOnline-Schnittstelle, keine BMD/RZL-Export-Formate. Wer als Online-Dienstleister oder Berater arbeitet (kein Bargeschäft, kein Steuerberater mit BMD-Anbindung), kann sevdesk nutzen.

Lexware Office: Ähnlich wie sevdesk, mit etwas mehr Funktionsumfang. Selbe Einschränkungen für AT-Spezifika. Lohnt sich nur, wenn das Geschäftsmodell überwiegend B2B-Dienstleistung mit Banküberweisung ist.

FastBill: Sehr fokussiert auf Rechnungsstellung. Für Freiberufler mit überschaubarer Buchhaltung ausreichend, aber für vollwertige AT-Compliance ungeeignet.

BMD: Die Steuerberater-Lösung

BMD ist mehr Branchen-Standard als Software - die meisten österreichischen Steuerberater nutzen BMD oder das ähnlich strukturierte RZL. Wer mit dem Steuerberater eng zusammenarbeitet (etwa monatliche Buchhaltung mit StB-Übergabe), profitiert davon, wenn die eigene Software BMD-kompatibel ist.

Für EPU und Kleinunternehmer ist eine eigene BMD-Lizenz meist überdimensioniert, Preise nennt BMD nur auf Anfrage. Einfacher ist die BMD/RZL-Export-Funktion einer der schlankeren Lösungen (FreeFinance, everbill), über die der Datenaustausch mit der Kanzlei läuft.

Welche Software für welches Profil?

Sieben typische Konstellationen mit Empfehlung:

• Online-Berater ohne Bargeschäft: FreeFinance oder sevdesk - beide ausreichend
• Handwerker mit Registrierkasse: everbill (RKSV vollwertig) oder FreeFinance
• Online-Shop mit OSS: everbill (gute OSS-Unterstützung)
• Gründer im ersten Jahr: ProSaldo.net mit dem Gründer-Paket (ein Jahr PRO gratis, Gutscheincode über den Steuerberater)
• EPU mit Steuerberater (BMD-Kanzlei): FreeFinance oder everbill mit BMD-Export
• KMU mit doppelter Buchhaltung: ProSaldo.net (Paket PRO) oder direkt BMD-Lizenz über Steuerberater
• Freelancer mit reiner Rechnungsstellung: FastBill (günstig, einfach)

Mobile Apps und OCR-Belegerfassung

Alle modernen Anbieter haben mobile Apps mit OCR-Belegerfassung: Sie fotografieren einen Beleg, die App liest Datum, Betrag und Lieferant aus und legt einen Buchungsentwurf an. Das ersetzt das Abtippen, die Einträge sollten aber kontrolliert werden. Wie zuverlässig die Erkennung bei den eigenen Belegen funktioniert, zeigt am besten eine kostenlose Testphase, wie sie etwa FreeFinance oder Lexware Office anbieten. Mehr zur E/A-Rechnung mit Software-Unterstützung.

Migration zwischen Anbietern

Der Wechsel zwischen Buchhaltungs-Anbietern ist möglich, aber mit Aufwand verbunden. Typischer Wechsel-Zeitpunkt: Jahreswechsel - dann werden Eröffnungsbestände sauber übergeben.

Wechsel-Schritte:

1. Kompletten Datenexport beim alten Anbieter (Belege, Kunden, Lieferanten, Anlagenverzeichnis)
2. Eröffnungsbilanz oder E/A-Stand an Stichtag dokumentieren
3. Neuen Anbieter einrichten, Stammdaten importieren
4. Steuerberater über Wechsel informieren - ggf. neue Schnittstelle einrichten
5. Erste 1-2 Monate parallel laufen lassen, um Datenqualität zu prüfen

Häufige Fragen

Welche Buchhaltungssoftware ist am besten für EPU in Österreich?

FreeFinance, everbill und ProSaldo.net sind AT-spezifisch, mit FinanzOnline-Anbindung und Steuerberater-Export, mit Einstiegspreisen ab rund 9 Euro pro Monat netto, je nach Paket und Laufzeit. Der Ausschlag liegt beim Bargeschäft: Eine RKSV-Registrierkasse haben nur FreeFinance und everbill, ProSaldo.net bietet keine mehr an.

Kann ich sevdesk oder Lexware Office in Österreich nutzen?

Eingeschränkt. Für reine Online-Dienstleister ohne Bargeschäft und ohne BMD-Steuerberater-Anbindung ja. Bei Bargeschäft, Wunsch nach FinanzOnline-Direktexport oder BMD-Datenaustausch sind die deutschen Anbieter nicht ausreichend.

Was kostet BMD-Software für EPU?

BMD nennt Preise nur auf Anfrage, eine eigene Lizenz ist für EPU meist überdimensioniert. BMD-kompatible Lösungen wie FreeFinance oder everbill mit Export genügen, der Datenaustausch mit dem Steuerberater funktioniert genauso.

Brauche ich eine RKSV-Zertifizierung?

Nur bei Registrierkassenpflicht (15.000 Euro Jahresumsatz UND 7.500 Euro Barumsätze). Bei reinem Online-Geschäft oder B2B mit Überweisungen nicht erforderlich. Mehr in unserem Registrierkassenpflicht-Artikel.

Wie wechsle ich die Buchhaltungssoftware?

Idealerweise zum Jahreswechsel. Datenexport beim alten Anbieter, Stammdaten-Import beim neuen, ersten 1-2 Monate parallel laufen lassen. Steuerberater einbinden für Schnittstellen-Konfiguration.

Quellen

• USP: FinanzOnline für Unternehmen
• BMF: FinanzOnline - Online-Service der Finanzverwaltung
• WKO: FinanzOnline für Buchhaltungsberufe
• FreeFinance: Preise
• ProSaldo.net: Preise
• sevdesk: Preise
• Lexware Office: Tarife