Buchhaltungssoftware Österreich 2026: Vergleich der besten Lösungen

Wer 2026 in Österreich seine Buchhaltung digital führt, hat sieben relevante Software-Anbieter zur Auswahl - drei davon sind klar AT-spezifisch (BMD, RZL, ProSaldo.net), drei kommen aus dem deutschen Markt (sevdesk, lexoffice, FastBill), und zwei sind hybride Lösungen (everbill, FreeFinance). Der entscheidende Unterschied liegt nicht beim Preis, sondern bei der österreichischen Steuer-Anbindung: RKSV-Konformität für Registrierkasse, FinanzOnline-Export und der Datenaustausch mit dem Steuerberater (BMD/RZL-Format).

Sieben Anbieter im Direktvergleich

FreeFinance: Der österreichische Standard für EPU

FreeFinance (Wiener Anbieter, gegründet 2007) ist die populärste Lösung für österreichische EPU und Kleinunternehmer. Stärken:

• Vollintegrierte österreichische Steuerlogik (USt-Sätze 10/13/20 Prozent, RKSV-Konformität)
• FinanzOnline-Export für UVA und ESt-Erklärung
• BMD/RZL-Datenexport für Steuerberater-Anbindung
• Mobile App für Belegerfassung mit OCR
• Geringer Einarbeitungsaufwand

Schwächen: Bei doppelter Buchhaltung oder größeren Strukturen (mehrere Mitarbeiter, Lager-Verwaltung) wird FreeFinance schnell zu schlank. Hier sind ProSaldo.net oder BMD die bessere Wahl.

everbill: Stärkster Allrounder

everbill ist österreich-spezifisch und deckt Fakturierung, Registrierkasse und Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in einem Paket ab. Stärken:

• Komfortable Rechnungsstellung mit Designvorlagen
• RKSV-Registrierkasse vollwertig integriert
• Steuerberater-Anbindung über BMD/RZL-Export
• Lager- und Warenwirtschaft optional
• Mobile App und Multi-User möglich

Bei zwei oder drei Mitarbeitern in der Buchhaltung wird die Multi-User-Funktionalität von everbill wertvoll - hier punktet das Tool gegenüber FreeFinance.

ProSaldo.net: von der EPU bis zur bilanzierenden GmbH

ProSaldo.net ist der dienstälteste österreichische Cloud-Anbieter im Feld: 2000 als Softwarelinie der Wiener Haude-Gruppe (haude electronica) gestartet, seit 2018 eine eigenständige GmbH, seit Oktober 2021 Teil der norwegischen Visma-Gruppe. Entwicklung und Support sitzen weiterhin in Wien. Die Pakete decken die gesamte Bandbreite ab - von der EPU mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bis zur bilanzierenden GmbH. Stärken:

• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und doppelte Buchhaltung im selben System (doppelte Buchhaltung ab dem Paket PRO)
• Auswertungen vom Buchungsjournal über Saldenlisten und Zusammenfassende Meldung bis zu Erfolgsrechnung und GuV
• Direkte FinanzOnline-Anbindung für die UVA
• Bankimport mit Anbindung an österreichische Banken, Belegscan mit Buchungsvorschlag
• Mehrere Betriebe im selben Zugang, Anlagenverzeichnis als Zusatzmodul
• Gründer-Paket: ein Jahr lang das Paket PRO gratis, inklusive zusätzlichem Benutzer und Anlagenverzeichnis

Die Preise (Stand August 2026, exkl. USt, bei jährlicher Zahlung): BASIC 9 Euro, GO 19 Euro, PLUS 31 Euro, PRO 50 Euro pro Monat. Wer monatlich zahlt, liegt jeweils rund zehn Prozent darüber - beim PRO-Paket etwa bei 55 Euro. Das Gründer-Paket setzt voraus, dass die Gründung höchstens zwölf Monate zurückliegt und der Firmensitz in Österreich ist; den Gutscheincode gibt es über den Steuerberater oder Buchhalter.

Grenzen: Eine Registrierkasse ist nicht mehr Teil des Angebots - die RKSV-Kassa ging ab 2024 nicht mehr an Neukunden und wurde im Lauf von 2025 eingestellt. Wer Barumsätze über der Registrierkassenpflicht macht, braucht also ein eigenes Kassensystem daneben. Eine Lohnverrechnung ist ebenfalls nicht enthalten, auch nicht als Zusatzmodul. Und die Auswertungen enden bei Erfolgsrechnung und GuV: Bilanz und Jahresabschluss erstellt der Steuerberater.

Deutsche Anbieter: Eingeschränkt für Österreich

sevdesk, lexoffice und FastBill sind deutsche Anbieter, die zwar in Österreich angeboten werden, aber Defizite bei AT-spezifischen Anforderungen haben.

sevdesk: Beliebte Lösung für Freiberufler, mit grundlegender USt-Logik. Allerdings: keine RKSV-zertifizierte Registrierkasse, keine native FinanzOnline-Schnittstelle, keine BMD/RZL-Export-Formate. Wer als Online-Dienstleister oder Berater arbeitet (kein Bargeschäft, kein Steuerberater mit BMD-Anbindung), kann sevdesk nutzen.

lexoffice: Ähnlich wie sevdesk, mit etwas mehr Funktionsumfang. Selbe Einschränkungen für AT-Spezifika. Lohnt sich nur, wenn das Geschäftsmodell überwiegend B2B-Dienstleistung mit Banküberweisung ist.

FastBill: Sehr fokussiert auf Rechnungsstellung. Für Freiberufler mit überschaubarer Buchhaltung ausreichend, aber für vollwertige AT-Compliance ungeeignet.

BMD: Die Steuerberater-Lösung

BMD ist mehr Branchen-Standard als Software - die meisten österreichischen Steuerberater nutzen BMD oder das ähnlich strukturierte RZL. Wer mit dem Steuerberater eng zusammenarbeitet (etwa monatliche Buchhaltung mit StB-Übergabe), profitiert davon, wenn die eigene Software BMD-kompatibel ist.

Für EPU und Kleinunternehmer ist eine direkte BMD-Lizenz mit 100+ Euro pro Monat zu teuer. Stattdessen über die BMD/RZL-Export-Funktion einer der schlankeren Lösungen (FreeFinance, everbill) gehen - der Datenaustausch funktioniert dann nahtlos.

Welche Software für welches Profil?

Sieben typische Konstellationen mit Empfehlung:

• Online-Berater ohne Bargeschäft: FreeFinance oder sevdesk - beide ausreichend
• Handwerker mit Registrierkasse: everbill (RKSV vollwertig) oder FreeFinance
• Online-Shop mit OSS: everbill (gute OSS-Unterstützung)
• Gründer im ersten Jahr: ProSaldo.net mit dem Gründer-Paket (ein Jahr PRO gratis, Gutscheincode über den Steuerberater)
• EPU mit Steuerberater (BMD-Kanzlei): FreeFinance oder everbill mit BMD-Export
• KMU mit doppelter Buchhaltung: ProSaldo.net (Paket PRO) oder direkt BMD-Lizenz über Steuerberater
• Freelancer mit reiner Rechnungsstellung: FastBill (günstig, einfach)

Mobile Apps und OCR-Belegerfassung

Alle modernen Anbieter haben mobile Apps mit OCR-Belegerfassung - Sie fotografieren einen Beleg, die App liest Datum, Betrag, Lieferant automatisch und legt einen Buchungsentwurf an. Qualität der OCR-Erkennung 2026:

• everbill: Erkennungsrate rund 95 Prozent, sehr zuverlässig
• FreeFinance: rund 90 Prozent, gute Lieferanten-Datenbank
• sevdesk: rund 92 Prozent, KI-basierte Vorauswahl
• lexoffice: rund 90 Prozent

Für die meisten EPU spart die OCR-Erfassung 50 bis 70 Prozent der Buchungszeit gegenüber manueller Eingabe. Mehr zur E/A-Rechnung mit Software-Unterstützung.

Migration zwischen Anbietern

Der Wechsel zwischen Buchhaltungs-Anbietern ist möglich, aber mit Aufwand verbunden. Typischer Wechsel-Zeitpunkt: Jahreswechsel - dann werden Eröffnungsbestände sauber übergeben.

Wechsel-Schritte:

1. Kompletten Datenexport beim alten Anbieter (Belege, Kunden, Lieferanten, Anlagenverzeichnis)
2. Eröffnungsbilanz oder E/A-Stand an Stichtag dokumentieren
3. Neuen Anbieter einrichten, Stammdaten importieren
4. Steuerberater über Wechsel informieren - ggf. neue Schnittstelle einrichten
5. Erste 1-2 Monate parallel laufen lassen, um Datenqualität zu prüfen

Häufige Fragen

Welche Buchhaltungssoftware ist am besten für EPU in Österreich?

FreeFinance, everbill und ProSaldo.net sind AT-spezifisch, mit FinanzOnline-Anbindung und Steuerberater-Export, ab 9 bis 10 Euro pro Monat. Der Ausschlag liegt beim Bargeschäft: Eine RKSV-Registrierkasse haben nur FreeFinance und everbill, ProSaldo.net bietet keine mehr an.

Kann ich sevdesk oder lexoffice in Österreich nutzen?

Eingeschränkt. Für reine Online-Dienstleister ohne Bargeschäft und ohne BMD-Steuerberater-Anbindung ja. Bei Bargeschäft, Wunsch nach FinanzOnline-Direktexport oder BMD-Datenaustausch sind die deutschen Anbieter nicht ausreichend.

Was kostet BMD-Software für EPU?

Direkte BMD-Lizenz beginnt ab 100 Euro pro Monat pro Nutzer - für EPU meist zu teuer. Indirekt über BMD-kompatible Schlankware (FreeFinance, everbill) genügt - der Datenaustausch mit dem Steuerberater funktioniert genauso.

Brauche ich eine RKSV-Zertifizierung?

Nur bei Registrierkassenpflicht (15.000 Euro Jahresumsatz UND 7.500 Euro Barumsätze). Bei reinem Online-Geschäft oder B2B mit Überweisungen nicht erforderlich. Mehr in unserem Registrierkassenpflicht-Artikel.

Wie wechsle ich die Buchhaltungssoftware?

Idealerweise zum Jahreswechsel. Datenexport beim alten Anbieter, Stammdaten-Import beim neuen, ersten 1-2 Monate parallel laufen lassen. Steuerberater einbinden für Schnittstellen-Konfiguration.

Quellen

• USP: FinanzOnline für Unternehmen
• BMF: FinanzOnline - Online-Service der Finanzverwaltung
• WKO: FinanzOnline für Buchhaltungsberufe