Eine Proforma-Rechnung verpflichtet niemanden zur Zahlung, berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug und kann Sie trotzdem Umsatzsteuer kosten. Wer auf einem Proforma-Dokument über 5.000 Euro netto zusätzlich 1.000 Euro Umsatzsteuer ausweist und das Geschäft platzt dann, riskiert, genau diese 1.000 Euro dem Finanzamt zu schulden. Der Grund steht in § 11 UStG, und er ist der wichtigste Unterschied zwischen einer harmlosen und einer teuren Proforma.
- Eine Proforma-Rechnung ist ein Informationsbeleg über Ware und Wert, keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.
- Die zwei Hauptanwendungen: Vorauskasse vor einer Lieferung und Warensendungen ins Nicht-EU-Ausland, für die nichts verrechnet wird, etwa Muster oder Garantie-Ersatzteile.
- Aus einer Proforma gibt es keinen Vorsteuerabzug. Den gewährt § 12 UStG nur aus einer Rechnung nach § 11 UStG.
- Umsatzsteuer sollte auf einer Proforma nicht gesondert ausgewiesen werden. Sonst droht eine Steuerschuld kraft Rechnungslegung.
- Wer Vorauszahlungen mit Umsatzsteuer abrechnen will, stellt statt einer Proforma eine Anzahlungsrechnung aus.
- Beim Import per Post akzeptiert die Österreichische Post Proforma-Rechnungen nicht als Wertnachweis.
Was eine Proforma-Rechnung ist und was nicht
"Pro forma" kommt aus dem Lateinischen und heißt "der Form halber". Genau das beschreibt die Proforma-Rechnung: ein Dokument, das wie eine Rechnung aussieht, aber keine Forderung abrechnet. Sie informiert über Art, Menge und Wert einer Ware oder Leistung, bevor oder ohne dass eine echte Rechnung entsteht.
Daraus ergeben sich drei Dinge, die eine Proforma nicht kann. Sie löst keine Zahlungspflicht aus, denn die ergibt sich aus dem Vertrag und nicht aus dem Papier. Sie ist kein Erlös in Ihrer Buchhaltung. Und sie ist kein Beleg, mit dem Ihr Kunde Vorsteuer geltend machen kann.
Die Abgrenzung ist im österreichischen Recht heikler, als der Name vermuten lässt. Nach § 11 Abs. 2 UStG gilt als Rechnung jede Urkunde, mit der ein Unternehmer über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet, "gleichgültig, wie diese Urkunde im Geschäftsverkehr bezeichnet wird". Das Wort "Proforma" im Titel schützt also nicht, wenn das Dokument inhaltlich eine Abrechnung über eine erbrachte Leistung ist. Wer liefert und dann eine "Proforma" statt einer Rechnung verschickt, hat im Zweifel eine Rechnung ausgestellt, nur eine schlecht gekennzeichnete.
Proforma, Rechnung, Anzahlungsrechnung, Angebot: der Vergleich
In der Praxis werden vier Dokumente verwechselt, die rechtlich sehr unterschiedliche Folgen haben:
Dokument |
Zweck |
Umsatzsteuer |
Vorsteuerabzug beim Kunden |
Nummer |
|---|---|---|---|---|
Angebot / Kostenvoranschlag |
Preis vor Vertragsabschluss nennen |
Keine Steuerschuld |
Nein |
Frei wählbar |
Proforma-Rechnung |
Ware und Wert dokumentieren, Vorauskasse anstoßen, Zoll |
Nicht gesondert ausweisen |
Nein |
Eigener Nummernkreis |
Anzahlungsrechnung |
Vereinbarte Vorauszahlung abrechnen |
Entsteht mit Ablauf des Monats, in dem das Geld eingeht |
Ja, wenn Rechnung vorliegt und bezahlt ist |
Fortlaufende Rechnungsnummer |
Rechnung |
Erbrachte Leistung abrechnen |
Entsteht grundsätzlich mit Ablauf des Leistungsmonats |
Ja |
Fortlaufende Rechnungsnummer |
Die Tabelle zeigt die Lücke, in die viele tappen: Wer vor der Lieferung Geld will und der Kunde die Vorsteuer sofort ziehen möchte, braucht eine Anzahlungsrechnung. Die Proforma kann das nicht leisten. § 12 Abs. 1 Z 1 lit. b UStG erlaubt den Vorsteuerabzug aus einer Vorauszahlung erst, "wenn die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet worden ist", und Rechnung meint eine Rechnung nach § 11.
Wann eine Proforma-Rechnung sinnvoll ist
Vorauskasse bei Neukunden
Ein typischer Fall im Inland: Sie liefern an einen Kunden, den Sie nicht kennen, und wollen das Geld vor dem Versand. Die Proforma nennt Ware, Menge, Preis und Ihre Bankverbindung, der Kunde überweist, Sie liefern und stellen dann die echte Rechnung aus. Das schont die Liquidität und hält die Buchhaltung sauber, weil keine offene Forderung entsteht, solange nicht sicher ist, dass das Geschäft zustande kommt.
Voraussetzung dafür ist, dass auf der Proforma keine Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen wird, sondern etwa ein Gesamtbetrag mit dem Vermerk, dass die Umsatzsteuer in der Rechnung ausgewiesen wird. Braucht Ihr Kunde den Steuerausweis, ist die Anzahlungsrechnung das richtige Dokument.
Muster und Garantie-Ersatzteile ins Nicht-EU-Ausland
Die WKO beschreibt im Exporthandbuch zu Ausfuhrlieferungen in Drittländer die Proforma-Rechnung als Dokument für Waren, "die nicht verrechnet werden", etwa kostenlose Ersatzteillieferungen im Rahmen einer Garantie oder kostenlose Muster. Der Zoll im Empfängerland braucht trotzdem einen Wert, um Abgaben zu berechnen oder eine Befreiung zu prüfen. Die Proforma liefert ihn.
Für Lieferungen innerhalb der EU spielt sie dagegen keine zollrechtliche Rolle, weil es an den Binnengrenzen keine Zollabfertigung gibt. Dort gelten für verkaufte Ware die Regeln der innergemeinschaftlichen Lieferung.
Die Umsatzsteuer-Falle: Steuerschuld kraft Rechnungslegung
Das Umsatzsteuergesetz kennt zwei Tatbestände, bei denen ausgewiesene Steuer geschuldet wird, obwohl sie nach dem Umsatz gar nicht anfällt. Beide stehen im § 11 UStG:
- Abs. 14: Wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er die Lieferung oder Leistung nicht ausführt, schuldet diesen Betrag.
- Abs. 12: Wer gegenüber einem Unternehmer einen Steuerbetrag ausweist, den er für den Umsatz nicht schuldet, schuldet ihn auf Grund der Rechnung, bis er sie berichtigt.
Zusammen mit der weiten Definition in Abs. 2 ergibt das die Falle. Eine Proforma, auf der "zzgl. 20 % USt: 1.000,00 €" steht, kann als Rechnung gewertet werden. Kommt die Lieferung nie zustande, weil der Kunde nicht zahlt oder abspringt, steht ein Steuerbetrag auf dem Papier, dem kein Umsatz gegenübersteht. Aus dieser Schuld kommen Sie nur durch eine Berichtigung gegenüber dem Empfänger heraus, und die setzt voraus, dass Sie ihn noch erreichen.
Die sicherste Proforma nennt einen Gesamtbetrag ohne gesondert ausgewiesene Steuer, trägt deutlich sichtbar die Bezeichnung "Proforma-Rechnung" und den Satz "Keine Rechnung im Sinne des § 11 UStG. Die Rechnung folgt nach Lieferung." Verlangt der Kunde den Steuerausweis, ist das ein Hinweis, dass er in Wahrheit eine Anzahlungsrechnung braucht.
Für Kleinunternehmer stellt sich die Frage nicht, weil sie ohnehin keine Umsatzsteuer ausweisen. Ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung gehört dennoch auch auf die Proforma, damit der Kunde später keinen Steuerbetrag erwartet.
Was auf eine Proforma-Rechnung gehört
Gesetzliche Pflichtangaben wie für eine Rechnung gibt es für die Proforma nicht, eben weil sie keine ist. Welche Angaben sie braucht, hängt vom Zweck ab. Für die Vorauskasse im Inland genügt wenig, für den Zoll deutlich mehr.
Angabe |
Vorauskasse Inland |
Sendung in ein Drittland |
|---|---|---|
Bezeichnung "Proforma-Rechnung" / "Pro Forma Invoice" |
Ja |
Ja |
Name und Anschrift von Absender und Empfänger |
Ja |
Ja, inklusive Bestimmungsadresse |
Eigene Proforma-Nummer und Datum |
Ja |
Ja |
Warenbeschreibung, Menge, Einzel- und Gesamtwert |
Ja |
Ja, realistischer Wert auch bei Gratisware |
Bankverbindung und Zahlungsfrist |
Ja |
Nur bei Vorauskasse |
Zolltarifnummer und Ursprungsland |
Nein |
Ja |
Brutto- und Nettogewicht, Art und Anzahl der Packstücke |
Nein |
Ja |
Beförderungsart und Lieferkondition (Incoterm) |
Optional |
Ja |
Grund der Sendung (Muster, Garantieersatz, Reparatur) |
Nein |
Ja |
EORI-Nummer |
Nein |
Ja, für die Ausfuhranmeldung |
Die Sendungsangaben für Drittländer folgen der Aufzählung der WKO, Zolltarifnummer, Ursprungsland und Incoterm den Vorgaben für die Exportrechnung. Die EORI-Nummer beantragen Sie laut WKO seit 6. Juni 2024 per Selbstregistrierung im Unternehmensserviceportal, die Nummer wird unmittelbar danach zugeteilt. Eine formelle Ausfuhranmeldung ist ab einem Warenwert von 1.000 Euro oder 1.000 kg Gewicht nötig (Stand April 2026).
Beim Wert gibt es keinen Spielraum. Auch ein Gratismuster hat einen Warenwert, und der gehört auf die Proforma. Ein symbolischer Wert von 1 Euro, damit die Sendung durchrutscht, ist keine Formsache, sondern eine unrichtige Angabe gegenüber dem Zoll, und die Folgen trägt vor allem der Empfänger.
Proforma-Rechnungen beim Import: Die Post nimmt sie nicht
Die andere Richtung überrascht viele: Kaufen Sie selbst Ware in einem Drittland, etwa Ersatzteile aus der Schweiz oder Material aus Großbritannien, verzollt die Österreichische Post Postsendungen und braucht dafür einen Nachweis des Warenwerts. Proforma-Rechnungen akzeptiert sie dafür laut ihrer Seite zu Zollhindernissen beim Import nicht. Anerkannt werden eine echte Rechnung, eine Bestellbestätigung mit Überweisungsbeleg oder Zahlungsnachweise wie PayPal- oder Kreditkartenabrechnungen. Bei mehreren Artikeln muss der Preis je Ware erkennbar sein.
Wer also mit einem Lieferanten außerhalb der EU arbeitet, der gern Proformas verschickt, bittet ihn vorher um eine Handelsrechnung für die Sendung. Das erspart Verzögerungen bei der Zustellung und die Nachforderung von Unterlagen.
Vergeben Sie Proformas einen eigenen Nummernkreis, zum Beispiel PF-2026-001, getrennt von den Rechnungsnummern. Dann entstehen in der fortlaufenden Rechnungsnummer keine erklärungsbedürftigen Lücken, wenn eine Proforma nie zur Rechnung wird, und die Buchhaltung erkennt sofort, dass kein Erlös zu buchen ist. Rechnungsprogramme aus dem Buchhaltungssoftware-Vergleich bieten dafür meist einen eigenen Dokumenttyp.
Von der Proforma zur Rechnung
Ist die Vorauszahlung eingegangen und die Ware geliefert, stellen Sie die Rechnung mit allen Merkmalen nach § 11 UStG aus: fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und die übrigen Angaben, die unter Pflichtangaben einer Rechnung zusammengefasst sind. Die bereits bezahlte Summe vermerken Sie als erhalten, sodass der offene Betrag null ergibt. Die Proforma-Nummer als Referenz auf der Rechnung erleichtert dem Kunden die Zuordnung.
Einen allgemeinen Überblick darüber, was eine Rechnung enthalten muss, samt Rechnungsvorlagen und PDF-Generator bietet rechnungen-muster.de. Dort sind auch Proforma-Rechnungen, Gutschriften und Rechnungsnummern erklärt, allerdings nach deutschem Recht. Für Österreich ersetzen Sie in den Vorlagen die Steuernummer durch Ihre UID-Nummer und prüfen die Steuerhinweise gegen das österreichische UStG.
Für Ihren Kunden ist erst diese Rechnung der Beleg für den Vorsteuerabzug. Zieht er Vorsteuer schon aus der Proforma, weil sie wie eine Rechnung aussieht, ist dieser Abzug nicht gedeckt.
Diese Informationen ersetzen keine individuelle Beratung. Für Ihre konkrete Situation, insbesondere bei Exporten und Zollfragen, wenden Sie sich an einen Steuerberater oder die Außenwirtschaft der WKO. Stand der Informationen: September 2026.
Häufige Fragen
Was ist eine Proforma-Rechnung?
Ein Beleg, der Art, Menge und Wert einer Ware oder Leistung angibt, ohne eine Forderung abzurechnen. Sie wird vor allem für Vorauskasse und für Warensendungen in Drittländer verwendet, für die nichts verrechnet wird, etwa Muster oder Garantie-Ersatzteile.
Muss man eine Proforma-Rechnung bezahlen?
Die Proforma selbst begründet keine Zahlungspflicht. Ob und wann gezahlt wird, regelt der Vertrag. Bei Vorauskasse ist die Proforma die Aufforderung, den vereinbarten Betrag vor der Lieferung zu überweisen. Wer nicht zahlt, bekommt in der Regel keine Ware.
Ist eine Proforma-Rechnung rechtsgültig?
Als Dokument ja, als Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes nein. Sie berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug und ersetzt nicht die Rechnung nach der Lieferung. Enthält sie aber einen gesonderten Steuerausweis und wird als Abrechnung verstanden, kann das Finanzamt sie wie eine Rechnung behandeln.
Was ist der Unterschied zwischen Proforma-Rechnung und Rechnung?
Die Rechnung rechnet eine erbrachte Leistung ab, trägt eine fortlaufende Rechnungsnummer und weist die Umsatzsteuer aus. Die Proforma kündigt eine Leistung an oder dokumentiert den Wert einer unentgeltlichen Sendung, hat einen eigenen Nummernkreis und sollte keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen.
Darf auf einer Proforma-Rechnung Umsatzsteuer stehen?
Verboten ist es nicht, aber riskant. Nach § 11 Abs. 14 UStG schuldet ausgewiesene Steuer, wer die Leistung nicht ausführt. Platzt das Geschäft, kann der Betrag trotzdem fällig sein. Wer vor der Lieferung mit Steuerausweis abrechnen will, verwendet eine Anzahlungsrechnung.