Wer 2026 in Österreich ein Fahrzeug auch betrieblich nutzt und die Kilometer steuerlich geltend machen möchte, kommt um ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht herum. Das Finanzamt akzeptiert nur lückenlose, zeitnahe und manipulationssichere Aufzeichnungen – egal ob handschriftlich oder per App. Das Kilometergeld bleibt 2026 unverändert bei 0,50 Euro pro Kilometer für PKW.
- Pflichtangaben pro Fahrt: Datum, Start- und Zielort, Zweck, Kilometer, Tachostand Anfang/Ende
- Lückenlos, zeitnah, manipulationssicher – sowohl handschriftlich als auch elektronisch erlaubt
- Kilometergeld 2026: 0,50 Euro pro Kilometer für PKW (unverändert)
- Privatfahrten müssen separat ausgewiesen werden
- Fahrtenbuch-Apps wie Driversnote, TripBook, Vimcar werden vom Finanzamt akzeptiert, sofern manipulationssicher
- Stand: April 2026
Wer braucht ein Fahrtenbuch in Österreich?
Drei Konstellationen erfordern ein Fahrtenbuch:
- Selbstständige mit gemischt genutztem Fahrzeug: Privat-Pkw, der auch betrieblich genutzt wird, oder umgekehrt. Das Fahrtenbuch trennt private von betrieblichen Kilometern.
- Arbeitnehmer mit Firmenwagen: Wenn der private Sachbezug nicht pauschal mit 1,5 oder 2 Prozent angesetzt wird, sondern nach tatsächlicher Privatnutzung. Mehr unter Firmenwagen 2026.
- Steuerpflichtige mit Kilometergeld-Geltendmachung: Wer Privat-Pkw für Dienstreisen oder die Reisekosten nutzt und 0,50 Euro pro Kilometer absetzen möchte.
Wer einen Firmenwagen mit pauschalem Sachbezug nutzt und keine Kilometergeld-Erstattung beansprucht, braucht kein detailliertes Fahrtenbuch.
Pflicht-Angaben pro Fahrt
Damit das Finanzamt das Fahrtenbuch akzeptiert, müssen pro Fahrt folgende sechs Angaben lückenlos und zeitnah erfasst werden:
Angabe |
Beispiel |
|---|---|
Datum |
22.04.2026 |
Startort und Zielort |
Graz Hauptbahnhof – Wien Schwechat Flughafen |
Zweck der Fahrt |
Kundentermin Firma XY (betrieblich) oder Einkauf (privat) |
Tachostand Beginn |
38.450 km |
Tachostand Ende |
38.640 km |
Gefahrene Kilometer |
190 km (betrieblich) |
Optional, aber empfehlenswert: Name des Fahrers (besonders bei Firmenfahrzeugen mit mehreren Nutzern), Kennzeichen, Bemerkung (z. B. Stau-Umleitung).
Was das Finanzamt verlangt: Drei goldene Regeln
1. Lückenlos. Jede Fahrt – auch die kürzeste – muss erfasst werden. Wer ein Wochenende lang das Fahrtenbuch vergisst, riskiert die komplette Nichtanerkennung. Das Finanzamt vergleicht im Zweifel den Tachostand mit der Summe der erfassten Kilometer.
2. Zeitnah. Die Eintragung erfolgt während oder unmittelbar nach der Fahrt – nicht erst Wochen später. Apps haben hier den Vorteil, automatisch per GPS zu erfassen.
3. Manipulationssicher. Nachträgliche Änderungen müssen nachvollziehbar dokumentiert sein. Bei handschriftlichen Fahrtenbüchern bedeutet das: durchstreichen, korrigieren, nicht ausradieren oder überschreiben. Bei Apps muss eine Änderungs-Historie ablesbar sein.
Ein Fahrtenbuch in Excel oder Word, das beliebig nachträglich änderbar ist, wird vom Finanzamt regelmäßig abgelehnt. Ohne Manipulationssicherheit (z. B. lückenlose Versionierung, geschützte Felder) hat die Aufzeichnung keine Beweiskraft. Wer Tabellen-Software verwenden möchte, muss die Datei nach jeder Eintragung als unveränderliche PDF archivieren oder eine geprüfte Spezialsoftware nutzen.
Apps für das digitale Fahrtenbuch 2026
Vier Apps haben sich am österreichischen Markt etabliert:
- Driversnote: Skandinavische App, automatische GPS-Erfassung, Trennung privat/betrieblich per Wisch. Ab 9 Euro pro Monat.
- TripBook: Deutscher Anbieter mit österreichischer Anpassung, Excel-Export. Ab 8 Euro pro Monat.
- Vimcar: Bekannter Hardware-basierter Anbieter, OBD-Stecker plus App. Ab 159 Euro pro Jahr plus Hardware.
- Triplog: Internationaler Anbieter mit Schweizer Hosting-Option. Englischsprachiges Interface, ab 8 USD pro Monat.
Worauf bei der Auswahl achten? Vor allem auf manipulationssichere Aufzeichnung und Export-Funktion. Die App muss alle Fahrten in einer Datenbank halten, die nicht beliebig löschbar ist, und PDF- oder Excel-Exporte erstellen, die im Falle einer Betriebsprüfung vorgelegt werden können.
Vorlage zum Download: Was ein handschriftliches Fahrtenbuch enthalten muss
Wer lieber analog arbeitet, kann ein gebundenes Fahrtenbuch verwenden – im Schreibwarenhandel ab 8 Euro erhältlich. Wichtige Eigenschaften eines tauglichen Buchs:
- Vorgedruckte Spalten für alle sechs Pflichtangaben
- Festes Bindeformat (Spiralblock zählt nicht)
- Durchnummerierte Seiten
- Ausreichend Zeilen für mindestens ein Jahr Aufzeichnung
Das Fahrtenbuch wird nach Abschluss des Kalenderjahres mit allen Belegen sieben Jahre aufbewahrt – die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist nach § 132 BAO.
Kilometergeld 2026: 0,50 Euro für PKW
Mit Jahresbeginn 2026 bleibt das amtliche Kilometergeld unverändert bei:
Fahrzeugtyp |
Kilometergeld 2026 |
|---|---|
PKW |
0,50 € / km |
Mitfahrer im PKW |
0,15 € / km |
Motorrad / Moped (über 250 cm³) |
0,24 € / km |
Fahrrad / E-Bike |
0,38 € / km |
Selbstständige setzen das Kilometergeld in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung als Betriebsausgabe an. Voraussetzung: ordnungsgemäßes Fahrtenbuch mit den oben genannten Pflichtangaben. Mehr in unserem Beitrag zu Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
Für Selbstständige gilt: Kilometergeld kann bis maximal 30.000 betrieblich gefahrene Kilometer pro Jahr und Fahrzeug geltend gemacht werden. Wer mehr fährt, muss die tatsächlichen Kosten (Treibstoff, Wartung, Versicherung, Abschreibung) als Betriebsausgaben ansetzen. Bei einem 35.000-Kilometer-Jahr wären das 15.000 Euro Kilometergeld – oft weniger als die tatsächlichen Kosten.
Privatnutzung korrekt ausweisen
Bei einem gemischt genutzten Fahrzeug ist die saubere Trennung privat/betrieblich entscheidend. Drei Praxis-Hinweise:
Fahrten zur Arbeit: Pendelfahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gelten steuerlich als Privatfahrten – hier greift gegebenenfalls das Pendlerpauschale, kein Kilometergeld.
Familieneinkäufe und private Termine: Klar als privat ausweisen. Auch wenn ein Termin in der Nähe eines Kunden stattfindet – der private Anlass macht die Fahrt privat.
Geschäftsessen, Meetings, Kundenbesuche: Eindeutig betrieblich. Im Fahrtenbuch konkreten Kundennamen oder Termin angeben – reine Vermerke wie „Termin“ reichen dem Finanzamt nicht.
Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Konkrete Fragen zu Kilometergeld-Geltendmachung, Sachbezugs-Berechnung mit Fahrtenbuch oder Mischnutzung klären Sie mit einem Steuerberater oder direkt im BMF-Steuerportal. Stand der Informationen: April 2026.
Häufige Fragen
Muss ich jede Fahrt einzeln eintragen oder reicht eine Wochen-Zusammenfassung?
Jede Fahrt einzeln. Ausnahme: Sammelfahrten am gleichen Tag (z. B. mehrere Kundenbesuche im selben Bezirk) können zusammengefasst werden, wenn alle Stationen aufgelistet sind und die Gesamt-Kilometer stimmen.
Wird eine Excel-Tabelle als Fahrtenbuch akzeptiert?
Nur, wenn sie nachweislich manipulationssicher ist – also etwa per Versionsverwaltung, geschützte Felder oder regelmäßige PDF-Archivierung. Eine offene Excel-Datei ohne diese Sicherungen wird vom Finanzamt im Streitfall meist abgelehnt.
Kann ich das Fahrtenbuch auch nachträglich ausfüllen?
Nein. Die Eintragung muss zeitnah – während oder direkt nach der Fahrt – erfolgen. Eine Rekonstruktion mehrere Wochen später wird als nicht ordnungsgemäß bewertet.
Welche Apps sind in Österreich vom Finanzamt akzeptiert?
Es gibt keine offizielle BMF-Zertifizierung. Das Finanzamt akzeptiert grundsätzlich alle Apps, die lückenlos, zeitnah, manipulationssicher und exportfähig sind. Driversnote, TripBook, Vimcar und Triplog erfüllen diese Anforderungen.
Wie viele Jahre muss ich das Fahrtenbuch aufbewahren?
Sieben Jahre nach Ende des Kalenderjahres – entsprechend der Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen nach § 132 Bundesabgabenordnung.