Das physische Überreichen aller Belege an den Buchhaltungsdienstleister oder den Steuerberater gehört längst der Vergangenheit an. Im Jahr 2017 werden auch diese Prozesse digitalisiert und automatisiert. Dadurch ergeben sich wesentliche Ersparnisse und mehr Komfort bei der finanziellen Unternehmensführung. Doch was leisten diese modernen Tools und inwiefern unterscheiden sie sich voneinander. Wir präsentieren hier 3 herausragende Anwendungen, die sich auch in der Praxis bewährt haben.
chillbill.co – Die Buchhaltungsschnittstelle
Dieser Anbieter verfolgt einen anderen Ansatz um die Buchhaltung zu erleichtern. Es wird nicht das Ziel verfolgt einzelne Buchungssätze in die Cloud zu laden, sondern viel mehr die Belege selbst. Wenn alle Rechnung einmal hochgeladen sind, dann werden sie automatisch erfasst und sortiert. Eine zusätzliche menschliche Prüfung schließt Fehler aus. Die vorhandene Datenbank kann dann allen wichtigen Personen bzw. Stakeholdern zur Verfügung gestellt werden. So kann der Steuerberater direkt auf die Belege zugreifen und sie in sein eigenes System übernehmen bzw. einbuchen. Diese Vorgehensweise sorgt für eine Reihe von Vorteilen:
- Nicht nur für Einzelunternehmen geeignet
- Ideal für GmbHs
- Auch Soll-Besteuerung kann verarbeitet werden
- mehrere Schnittstellen werden geboten
Hinweis: Das Erfassen eines Belegs kostet beim Steuerberater je nach Tarif 1 bis 2 Euro pro Stück. Genau diese Kosten fallen mit chillbill.co weg.
Durch die Schnittstellen können zusätzliche Anbieter genutzt werden, um die verschiedensten Funktionen der anderen Tools auszuführen. Statistiken zur Betriebsführung lassen sich erheben und sogar die Rechnungslegung kann über zusätzliche Apps erleichtert werden.
All dies hat jedoch seinen Preis. Mit pauschalen 120 Euro im Jahr ist es nicht getan. Je nach Paket wird monatlich und mit einer maximalen Anzahl an Belegen abgerechnet. Im Gegenzug spart die fehlerfreie Automation sehr viel Zeit. In Sachen Zeitersparnis kann keines der anderen Tools mit dieser Anwendung mithalten. Es gilt also das alte Prinzip: Zeit ist Geld. Jeder Unternehmer muss für sich entscheiden wie viel ihm seine Zeit für die Buchhaltung oder für die Geschäftsführung wert ist.
Tipp: So wie das kostenlose Girokonto von number26 sich als Financial Hub für die Anbindung vieler weiterer Apps versteht, kann chillbill.co auch ein wenig wie ein „Beleg Hub“ gesehen werden. Die Einbindung von weitere Funktionen und Anwendungen in der Zukunft ist leicht möglich. Das Leistungsspektrum kann sich folglich schnell erweitern.
bookamat.com – Ein gutes Tool für Einzelunternehmen
Mit dieser Anwendung wird die Buchhaltung zwar nicht komplett vermieden, aber zumindest extrem vereinfacht. Über eine Browser-Oberfläche werden alle Belege bzw. Zahlungsvorgänge erfasst. Die eingegebenen Daten werden dann verarbeitet und für verschiedene Funktionen bereit gestellt:
- Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung
- Datensammlung für die Einkommenssteuererklärung
- Übersicht über Anlagen und Abschreibung
- Kennzahlen für die unternehmerische Planung
Es handelt sich hier um das ideale Tool für Unternehmer, die auf viel Ordnung bei ihrer Betriebsführung schwören. Obwohl der Anbieter kaum Buchhaltungskenntnisse voraussetzt und das Buchen enorm vereinfacht, muss ein System für die Verwaltung der Belege und das spätere Übertragen ins Programm gefunden werden. Auch die Möglichkeit, für wiederkehrende Geschäftsvorgänge Muster anzulegen, unterstreicht die Bedeutung einer gewissen Ordnung und eines Systems.
Hinweis: Das Team von bookamat.com arbeitet daran, zunehmend mehr Daten auch direkt in das System zu importieren. So ist der Import der Bankdaten derzeit in der Beta Phase.
Sobald dies erledigt ist, stellen die gebotenen Übersichten und Gruppierungen der Daten eine nützliche Hilfestellung für alle möglichen Planungsvorgänge dar. Mit diesen Eckzahlen lässt sich feststellen welche Kunden den meisten Umsatz bringen, bei welchen Kostenstellen Einsparungsmöglichkeiten existieren und ob sich Investitionen lohnen können. Der Preis von pauschalen 120 Euro pro Jahr (inkl. Umsatzsteuer) belastet das eigene Budget kaum. Trotzdem müssen einige Einschränkungen bei dem Programm in Kauf genommen werden.
Es wird nur das Prinzip der Ist-Besteuerung angeboten. Dadurch empfiehlt sich das Programm nur für Unternehmen, die eine Eingaben/Ausgaben-Rechnung durchführen. Dabei handelt es sich in der Regel um Einzelunternehmen. Dies ist bestimmt die wichtigste Einschränkung.
Hinweis: Die Ist-Besteuerung bedeutet, dass nur tatsächlich vereinnahmte Entgelte versteuert werden. Das Gegenteil wäre die Soll-Besteuerung, bei der es um die geplanten Entgelte geht. Die zwei Prinzipien lassen sich einfach veranschaulichen. Bei der Ist-Variante fallen alle Einnahmen in den Zeitraum, in dem sie auf dem Konto eingehen. Bei der Soll-Variante fallen die Einnahmen in den Zeitraum in dem die Rechnung erstellt wurde. Die Ausgaben werden identisch gehandhabt. Hier geht es um den Zeitpunkt des Rechnungseinganges und des Zahlungsausganges.
Außerdem kann bookamat.com nicht automatisch die Einkommenssteuer errechnen und eine Rechnungslegung ist über das Programm ebenso nicht möglich. Die exportierten Daten können jedoch an den Steuerberater weiter gegeben werden.
Tipp: Keines dieser Programme ersetzt den vollen Leistungsumfang eines Steuerberaters vollständig. Die Nutzung dieser Tools wird jedoch die Honorarnote des Beraters wesentlich verringern, da dem Experten einige Vorleistungen abgenommen werden. Dieser kann sich dann nur mehr auf sein Fachwissen zum Thema Finanzen konzentrieren.
freefinance.at – Der Partner der EPUs
Im Jahr 2015 existierten in Österreich 290.061 Einzelpersonenunternehmen. Das sind beinahe 59 Prozent aller Unternehmen in der Alpenrepublik. Beinahe alle dieser fleißigen Unternehmer sind Experten in ihrem eigenen Fachgebiet. Dabei handelt es sich aber selten um den Bereich Buchhaltung. Oft geht nicht einmal eine kaufmännische Ausbildung der Selbstständigkeit voraus. Früher sorgte dies für extrem hohe Rechnungen bei den Steuerberatern. Heute gibt es einen günstigeren Lösungsweg.
Dieser Anbieter hat sich besonders auf die Bedürfnisse der EPU Zielgruppe eingestellt. Es muss zwar erneut ein wenig selbst gebucht werden, aber die Möglichkeiten für den Import sind wesentlich erweitert. Die Übertragung der Bankdaten befindet sich nicht mehr im Beta-Test Stadium und auch Kunden- und Lieferantendaten können einfach implementiert werden. Mittels App können die Belege sogar direkt fotografiert und erst später weiterverarbeitet werden. In Sachen Datenausgabe wird ein ähnlicher Umfang wie bei bookamat.com geboten:
- Umsatzsteuervoranmeldung und ZM
- Beilage zur Einkommenserklärung
- Statistiken für die Unternehmensplanung
- Daten zu Anlagen und zur Afa
Hinweis: Die „zusammenfassende Meldung“ (ZM) stellt im Prinzip die Umsatzsteuervoranmeldung für Umsätze innerhalb der EU und außer Österreichs dar. Wenn beispielsweise ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen in Österreich an eine Firma in Deutschland mit einer UID eine Rechnung stellt, kann das Reverse Charge Prinzip angewendet werden. Es wird eine Netto-Rechnung geschrieben und der Empfänger zieht die Vorsteuer bei Erhalt sofort ab. Trotzdem möchten die Staaten über die Ausmaße dieser Null-Summen-Spiele Bescheid wissen und genau dafür gibt es die europäische ZM.
Zusätzlich kann mit dieser Software auch die Rechnungslegung gehandhabt werden. Außerdem existieren einzelne Funktionen für Vermieter. Der Leistungsumfang ist also tatsächlich größer als bei bookamat.com. Aber für alle zusätzlichen Tools und sogar für den Import der Bankdaten werden zusätzliche Gebühren verlangt. Beinahe jede Zusatzfunktion verursacht eigene Kosten. So kann zwar ein individuelles Paket zusammengestellt werden, aber ob damit tatsächliche alle späteren Bedürfnisse abgedeckt werden, bleibt fraglich. Im Ernstfall müssen noch weiterer Pakete hinzu kommen.
Tipp: Wer sich zunehmend unabhängiger von Steuerberatern machen möchte, der ist mit freefinance.at gut beraten, denn das kostenlose Steuerlexikon bietet Antworten auf praktisch alle Fragen.