Seit 2. Februar 2025 gilt für alle Unternehmen in Österreich eine KI-Kompetenzpflicht: Wer ChatGPT, Copilot oder ein anderes KI-Tool im Betrieb einsetzt, muss den sicheren Umgang damit beherrschen und das belegen können. Für Ein-Personen-Unternehmen ist das keine Hürde, sondern ein Anlass, KI endlich strukturiert zu nutzen – ein EPU verbringt im Schnitt rund zehn Stunden pro Monat mit Verwaltung, und genau hier setzt die Technik an.
- KI hilft EPU vor allem bei Textarbeit, Kundenkommunikation, der Vorbereitung der Buchhaltung und bei Recherche und Struktur.
- Seit 2. Februar 2025 gilt die KI-Kompetenzpflicht des EU AI Act – für jedes Unternehmen, unabhängig von der Größe.
- Für typische EPU sind vor allem zwei Pflichten relevant: Kompetenz im Umgang mit KI und Transparenz bei KI-generierten Inhalten.
- Die schärferen Hochrisiko-Pflichten wurden über den Digital Omnibus verschoben und betreffen normale EPU praktisch nicht.
- Personenbezogene Daten und Kundendaten gehören nur in KI-Dienste mit Auftragsverarbeitungsvertrag, EU-Hosting und vertraglichem Ausschluss vom Training.
- Faustregel: KI liefert den Entwurf, die fachliche Verantwortung bleibt bei Ihnen. Stand Juli 2026.
Wo KI im EPU-Alltag wirklich Zeit spart
Nicht jede Aufgabe eignet sich für KI, aber einige wiederkehrende Tätigkeiten lassen sich damit spürbar beschleunigen. Der größte Hebel liegt selten im Spektakulären, sondern im Alltäglichen:
- Angebote und Texte: Erste Entwürfe für Angebote, Leistungsbeschreibungen, Website-Texte oder Social-Media-Beiträge entstehen in Minuten statt Stunden.
- Kundenkommunikation: Antwortvorschläge für E-Mails, Terminbestätigungen oder Reklamationen – der Ton lässt sich per Anweisung anpassen.
- Buchhaltung vorbereiten: Moderne Buchhaltungsprogramme erkennen Belege automatisch und schlagen Kontierungen vor.
- Recherche und Struktur: Lange Dokumente zusammenfassen, Checklisten erstellen, Argumente ordnen.
Ein Beispiel aus dem Alltag: Aus drei Stichpunkten zu einem Projekt formuliert ein Textassistent in einer Minute ein sauberes Angebotsschreiben, das Sie nur noch anpassen und prüfen. Was früher eine halbe Stunde kostete, ist in wenigen Minuten erledigt. Wichtig bleibt die Rollenverteilung: KI liefert den Rohentwurf, die inhaltliche Prüfung und Verantwortung bleiben bei Ihnen. Gerade bei rechtlichen, steuerlichen oder medizinischen Aussagen ist das keine Formsache, sondern Pflicht.
Welche Tools sich in der Praxis bewährt haben
Der Markt ist unübersichtlich, doch für die meisten Ein-Personen-Unternehmen genügt eine Handvoll etablierter Werkzeuge. Entscheidend ist nicht die Zahl der Tools, sondern der passende Einsatz.
Einsatzbereich |
Beispiele |
Worauf achten |
|---|---|---|
Text und Ideen |
ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini |
Geschäftsversion mit AVV, keine sensiblen Daten in Gratis-Chats |
Sprache und Übersetzung |
DeepL, DeepL Write |
EU-Anbieter, Pro-Version für vertrauliche Texte |
Grafik und Design |
Canva |
Bildrechte und Markenvorgaben prüfen |
Buchhaltung |
Buchhaltungssoftware mit KI-Belegerkennung |
Serverstandort EU, Schnittstelle zum Steuerberater |
Für die Zahlen im Betrieb lohnt der Blick in unseren Buchhaltungssoftware-Vergleich, für die Kundenpflege in die Übersicht zu CRM-Tools für EPU. Wer Projekte allein stemmt, findet passende Helfer unter Projektmanagement-Software für Einzelunternehmer.
Die Spielregeln: AI Act, DSGVO und DSG
Wer KI im Betrieb einsetzt, bewegt sich in einem dreifachen Rahmen. Das klingt nach viel, ist für EPU aber überschaubar, weil die härtesten Pflichten Anbieter und Hochrisiko-Anwendungen betreffen, nicht den normalen Nutzer.
Der EU AI Act gilt in Österreich direkt. Für typische EPU zählen zwei Punkte: Seit 2. Februar 2025 besteht die KI-Kompetenzpflicht – Sie müssen den sicheren Umgang mit den eingesetzten Systemen beherrschen. Und es gelten Transparenzpflichten: KI-generierte Inhalte und Chatbots müssen als solche erkennbar sein. Die deutlich strengeren Pflichten für Hochrisiko-KI wurden über den sogenannten Digital Omnibus zeitlich nach hinten verschoben und spielen für gängige Büroanwendungen ohnehin keine Rolle.
Die KI-Kompetenzpflicht verlangt kein Zertifikat. Es genügt, dass Sie die Funktionsweise, Grenzen und Risiken der genutzten Tools verstehen und dies nachvollziehbar dokumentieren können – etwa durch eine kurze interne Notiz zu Schulung und Einsatzregeln.
DSGVO-sicher: die entscheidende AVV-Frage
Der heikelste Punkt ist der Datenschutz. Sobald Sie personenbezogene Daten in ein KI-Tool eingeben – Kundennamen, Adressen, Vertragsdetails, Gesundheits- oder Finanzdaten -, greift die DSGVO. Solche Daten dürfen nur in Systeme, die drei Bedingungen erfüllen: ein abgeschlossener Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), ein Hosting innerhalb der EU und der vertragliche Ausschluss, dass Ihre Eingaben zum Training des Modells verwendet werden.
Kostenlose Consumer-Versionen erfüllen das in der Regel nicht. Für die Arbeit mit echten Kundendaten brauchen Sie die Geschäfts- oder Team-Variante mit entsprechendem Vertrag. Ein einfacher Schutz für den Alltag: sensible Angaben vor der Eingabe entfernen oder durch Platzhalter ersetzen.
Wer Kundendaten in eine kostenlose KI-App tippt, ohne AVV und ohne Trainingsausschluss, riskiert einen Datenschutzverstoß – unabhängig davon, ob je etwas passiert. Bei einer Beschwerde bei der Datenschutzbehörde zählt die fehlende Rechtsgrundlage, nicht der gute Wille.
Was der Einstieg kostet
Der finanzielle Einstieg ist niedrig. Viele Tools bieten brauchbare Gratis-Stufen, die Geschäftsversionen mit Auftragsverarbeitungsvertrag liegen meist im Bereich weniger zehn bis dreißig Euro pro Monat. Für ein Ein-Personen-Unternehmen ist das überschaubar – gemessen an der eingesparten Zeit rechnet sich schon ein einziges gut genutztes Tool schnell.
Wichtiger als der Preis ist die Auswahl. Lieber ein oder zwei Werkzeuge konsequent nutzen und beherrschen, als ein Dutzend Abos parallel laufen zu lassen, von denen die meisten brachliegen. Für datensensible Aufgaben ist die kostenpflichtige Geschäftsversion ohnehin Pflicht, weil nur sie den nötigen Vertrag und einen EU-Serverstandort mitbringt.
Was KI nicht kann – und wo Vorsicht gilt
So nützlich die Werkzeuge sind, sie haben klare Grenzen. Wer sie kennt, vermeidet teure Fehler. KI-Systeme erzeugen Texte auf Basis von Wahrscheinlichkeiten – sie verstehen Inhalte nicht und können falsche Angaben überzeugend formulieren. Bei Zahlen, Fristen, Paragrafen oder Preisen ist deshalb immer eine eigene Kontrolle nötig.
Drei Punkte verdienen besondere Aufmerksamkeit:
- Keine verbindliche Beratung: Ein KI-Tool ersetzt keinen Steuerberater, Anwalt oder Arzt. Für rechtssichere Auskünfte bleibt der Fachmann zuständig.
- Aktualität: Modelle kennen oft nicht die jüngsten Gesetzesänderungen. Gerade bei österreichischen Fristen und Beträgen lohnt der Blick in die Primärquelle.
- Urheberrecht und Vertraulichkeit: Generierte Bilder und Texte können fremde Rechte berühren, und vertrauliche Betriebsinterna gehören nicht in offene Systeme.
Am produktivsten arbeitet, wer KI als schnellen Assistenten für den ersten Entwurf begreift und die letzte Prüfung selbst übernimmt. Diese Arbeitsteilung spart Zeit, ohne die Qualität aus der Hand zu geben.
Praktische Leitplanken für den Einstieg
Ein paar einfache Regeln machen den KI-Einsatz sicher und produktiv zugleich:
- Trennen Sie klar zwischen unkritischen Aufgaben (allgemeine Texte, Ideen) und datensensiblen Aufgaben (Kundendaten).
- Nutzen Sie für alles mit Personenbezug nur AVV-gesicherte, EU-gehostete Dienste.
- Prüfen Sie jedes Ergebnis fachlich – KI erfindet gelegentlich plausibel klingende, falsche Angaben.
- Kennzeichnen Sie KI-generierte Inhalte dort, wo Transparenz gefordert ist.
- Halten Sie kurz fest, welche Tools Sie wofür einsetzen – das erfüllt die Kompetenz- und Dokumentationspflicht.
So genutzt, ist KI für ein EPU kein Risiko, sondern ein realistischer Weg, die Verwaltungsstunden zu senken und mehr Zeit für die eigentliche Leistung zu gewinnen.
Diese Informationen ersetzen keine individuelle Rechts- oder Datenschutzberatung. Für die konkrete Ausgestaltung von Auftragsverarbeitungsverträgen und die Einordnung Ihrer KI-Anwendungen wenden Sie sich an einen auf Datenschutz spezialisierten Berater. Stand der Informationen: Juli 2026.
Häufige Fragen
Müssen EPU wegen des AI Act etwas tun?
Ja, aber wenig. Relevant sind für typische EPU die KI-Kompetenzpflicht (seit 2. Februar 2025) und die Transparenzpflicht bei KI-generierten Inhalten. Die strengen Hochrisiko-Pflichten betreffen normale Büroanwendungen nicht.
Darf ich Kundendaten in ChatGPT eingeben?
Nur unter Bedingungen. Für personenbezogene Daten brauchen Sie eine Version mit Auftragsverarbeitungsvertrag, EU-Hosting und Trainingsausschluss. In kostenlosen Consumer-Versionen haben Kundendaten nichts verloren – besser vorher anonymisieren.
Welche KI-Tools sind für Selbstständige sinnvoll?
Für die meisten EPU genügen wenige etablierte Werkzeuge: ein Textassistent wie ChatGPT oder Copilot, ein Sprachtool wie DeepL, ein Grafikdienst wie Canva und eine Buchhaltungssoftware mit KI-Belegerkennung. Entscheidend ist der passende Einsatz, nicht die Menge.
Was bedeutet die KI-Kompetenzpflicht konkret?
Sie müssen den sicheren Umgang mit den eingesetzten KI-Systemen beherrschen und deren Grenzen kennen. Ein Zertifikat ist nicht nötig – eine nachvollziehbare interne Dokumentation zu Schulung und Einsatzregeln reicht.