Ein CRM für ein Ein-Personen-Unternehmen muss nichts kosten: HubSpot bietet eine dauerhaft kostenlose Version für bis zu zwei Benutzer und 1.000 Kontakte, CentralStationCRM eine für drei Benutzer und 200 Kontakte. Bezahlte Einstiegspläne liegen zwischen 14 € und 25 € pro Benutzer und Monat. Beim Datenschutz ist nicht der Serverstandort entscheidend, sondern ob der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag anbietet und eine Übermittlung in die USA rechtlich abgesichert ist.
- HubSpot: kostenlos bis zwei Benutzer und 1.000 Kontakte, Starter ab 15 € pro Lizenz und Monat.
- Pipedrive: Lite 14 €, Growth 39 €, Premium 59 €, Ultimate 79 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Zahlung.
- Salesforce: Starter Suite ab 25 €, Pro Suite ab 100 € pro Benutzer und Monat.
- CentralStationCRM: Preise pro Paket, kostenlos bis drei Benutzer und 200 Kontakte, dann ab 24 € im Monat, Daten in Deutschland.
- Die DSGVO schreibt keine Server in der EU vor. Übermittlungen in die USA sind etwa an zertifizierte Unternehmen nach dem EU-US Data Privacy Framework zulässig.
Was ein CRM für Selbstständige leisten sollte
- Kontakte mit Verlauf: Kunden und Interessenten mit allen Gesprächen, E-Mails und Angeboten an einem Ort.
- Pipeline: Anfragen und Angebote nach Phasen, damit nichts liegen bleibt.
- E-Mail-Anbindung: Outlook oder Gmail verbinden, damit Nachrichten automatisch beim Kontakt landen.
- Aufgaben und Erinnerungen: Rückrufe und Nachfassen planen.
- App: Notizen direkt nach dem Kundentermin erfassen.
Für ein EPU reichen diese Grundfunktionen meist. Marketing-Automation, Ticketsysteme oder ausgefeilte Berichte werden erst mit Mitarbeitern und größerem Kundenstamm wichtig.
Preise im Vergleich
Anbieter |
Kostenlos |
Bezahlte Pläne |
|---|---|---|
HubSpot |
bis 2 Benutzer, 1.000 Kontakte, unbefristet |
Starter ab 15 €, Professional ab 50 €, Enterprise ab 75 € pro Lizenz und Monat |
Pipedrive |
14 Tage Test ohne Kreditkarte |
Lite 14 €, Growth 39 €, Premium 59 €, Ultimate 79 € pro Benutzer und Monat, jährliche Zahlung |
Salesforce |
Test der Starter Suite |
Starter Suite ab 25 €, Pro Suite ab 100 € pro Benutzer und Monat |
CentralStationCRM |
Starter: 3 Benutzer, 200 Kontakte |
Team 24 € (3 Benutzer, 3.000 Kontakte), Small Office 75 €, Business 149 €, Enterprise 289 € pro Monat und Paket |
Preise ohne Umsatzsteuer laut den Preisseiten der Anbieter, abgerufen im Oktober 2026. Bei HubSpot gelten die Preise für Neukunden, die FAQ nennen für Starter teils auch ab 20 €.
Die Anbieter im Einzelnen
HubSpot
Die kostenlose Version eignet sich für den Einstieg: Kontakte, Deal-Pipeline und E-Mail-Anbindung für bis zu zwei Benutzer und 1.000 Kontakte, ohne zeitliche Begrenzung. HubSpot verbindet das CRM mit Werkzeugen für Marketing, Vertrieb und Kundenservice und bietet im eigenen Marketplace über 2.000 Apps und Integrationen. Wer Newsletter und Website-Formulare mit dem CRM verknüpfen will, findet hier das breiteste Angebot. Die Kosten steigen mit jeder Lizenz und jedem zusätzlichen Modul.
Pipedrive
Pipedrive ist auf den Vertrieb ausgerichtet, mit einer visuellen Pipeline, in der Deals zwischen den Phasen verschoben werden. Der Lite-Plan kostet 14 € im Monat bei jährlicher Zahlung, getestet werden kann 14 Tage ohne Kreditkarte. Pipedrive bietet Rechenzentren in Frankfurt und Dublin an. Backups laufen laut Pipedrive über Amazon Web Services und können weltweit gespeichert werden, den genauen Standort des eigenen Kontos nennt der Support.
Salesforce
Salesforce ist vor allem in größeren Unternehmen verbreitet und lässt sich sehr weit anpassen. Für kleine Unternehmen gibt es die Starter Suite ab 25 € und die Pro Suite ab 100 € pro Benutzer und Monat, für die Pro Suite nur mit jährlicher Abrechnung und Vertrag. Für ein EPU ist der Funktionsumfang meist größer als nötig.
CentralStationCRM
Das CRM aus Deutschland rechnet nicht pro Benutzer, sondern pro Paket. Alle Pakete haben denselben Funktionsumfang, sie unterscheiden sich nur bei Benutzern, Kontakten und Speicher. Die Daten werden in Deutschland gespeichert. Für kleine Teams mit wenigen Benutzern kann das günstiger sein als die Preise pro Lizenz bei den großen Anbietern.
Datenschutz: was die DSGVO wirklich verlangt
Wer Kundendaten in einem CRM speichert, verarbeitet personenbezogene Daten und ist dafür verantwortlich. Das heißt:
- Auftragsverarbeitungsvertrag: Mit dem CRM-Anbieter ist ein Vertrag nach Artikel 28 DSGVO zu schließen.
- Übermittlung in Drittländer: Die DSGVO verlangt keine Server in der EU. Werden Daten in die USA übermittelt, ist das auf Basis des Angemessenheitsbeschlusses zum EU-US Data Privacy Framework zulässig, wenn das empfangende Unternehmen auf der DPF-Liste zertifiziert ist. Sonst braucht es andere Garantien, etwa Standardvertragsklauseln. Ob ein Anbieter zertifiziert ist, lässt sich auf der offiziellen DPF-Liste prüfen.
- Datensparsamkeit und Löschung: Nur speichern, was für die Kundenbeziehung nötig ist, und alte Kontakte regelmäßig löschen.
- Zugriffsschutz: sichere Passwörter, Zwei-Faktor-Anmeldung und Rechte nur für die Personen, die sie brauchen.
Ein Serverstandort in der EU ist damit keine Pflicht, kann aber die Prüfung vereinfachen, weil keine Drittlandübermittlung zu dokumentieren ist.
Für ein EPU mit überschaubarem Kundenstamm reicht oft eine kostenlose Version. Nach drei Monaten zeigt sich, welche Funktionen fehlen, und ob sich ein bezahlter Plan lohnt. Wichtig ist, von Anfang an zu prüfen, ob sich die Daten später als Datei exportieren lassen, damit ein Wechsel möglich bleibt.
Wer zusätzlich Rechnungen und Buchhaltung digital abwickeln will, findet Anbieter im Buchhaltungssoftware-Vergleich.
Die Preise stammen von den Preisseiten der Anbieter, Stand Oktober 2026, und können sich jederzeit ändern. Diese Informationen ersetzen keine datenschutzrechtliche Beratung. Stand der Informationen: Oktober 2026.
Häufige Fragen
Welches CRM ist für ein EPU kostenlos?
HubSpot bietet eine unbefristete Gratisversion für bis zu zwei Benutzer und 1.000 Kontakte. CentralStationCRM ist kostenlos bis drei Benutzer und 200 Kontakte.
Was kostet Pipedrive?
Bei jährlicher Zahlung Lite 14 €, Growth 39 €, Premium 59 € und Ultimate 79 € pro Benutzer und Monat, jeweils ohne Umsatzsteuer.
Was kostet Salesforce für kleine Unternehmen?
Die Starter Suite ab 25 € und die Pro Suite ab 100 € pro Benutzer und Monat.
Muss ein CRM seine Server in der EU haben?
Nein. Die DSGVO erlaubt Übermittlungen in die USA, etwa an Unternehmen, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist aber in jedem Fall nötig.
Wie viele Kontakte erlaubt HubSpot kostenlos?
Bis zu 1.000 Kontakte bei bis zu zwei Benutzern.