Die Rechnung ist eines der wichtigsten Formulare im Leben eines Selbstständigen. Sie steht für eine offene Forderung einer geleisteten Arbeit und entlohnt den Unternehmer für den Mehrwert, den er geschaffen hat. Damit eine Rechnung konform abgegeben werden kann, muss sie jedoch einige Elemente zwingend beinhalten. Gerade in Bezug auf die Steuern und die Buchhaltung ist dies extrem wichtig. Wir haben Ihnen diese Angaben in diesem Ratgeber zusammengefasst.
Angaben auf der Rechnung – Das muss zwingend enthalten sein
Die obligatorischen Angaben auf einer Rechnung sind nach §14 Absatz 4 UStG geregelt. In der Rechnungserstellung gibt es die folgenden Mindestanforderungen:
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers, sowie des Empfängers
- Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Waren bzw. Dienstleistungen
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Zeitraum, in dem die Lieferung erbracht wurde
- Netto-Betrag der einzelnen Posten bzw. der Gesamtrechnung
- Minderungen wie Skonto oder Rabatte
- Anzuwendender Steuersatz und der daraus resultierende Umsatzsteuerbetrag
Um alle Pflichtangaben abzudecken, empfiehlt sich ein Rechnungsgenerator. Auch Rechnungsvorlagen für Word oder Excel können hilfreich sein.
Wie lassen sich Rechnungen am besten verwalten?
Während die einen eher zu einer Chaos-Verwaltung übergehen und alle Einnahmen, sowie Ausgaben im sprichwörtlichen Schuhkarton aufbewahren, sind die meisten Unternehmer sich einig: Die Buchhaltung muss sauber sein. Hierzu gibt es nun verschiedene Möglichkeiten.
Entweder man heftet alle Rechnungen in Papierform ab und übergibt sie monatlich seinem Steuerberater oder man nutzt eines der vorhandenen Programme bzw. nimmt Online Tools in Anspruch. Auf dem deutschsprachigen Markt gibt es beispielsweise Anbieter wie sevDesk deren Software sowohl in Österreich, der Schweiz und Deutschland genutzt werden kann. Hier haben Unternehmer die Möglichkeit, alle Rechnungen direkt online erstellen und erfassen zu lassen, um daraus dann beispielsweise Daten für den Steuerberater exportieren zu lassen.
Gibt es Sonderregelungen zur Rechnungserstellung?
Es gibt auf jeden Fall Sonderregelungen, aber auch freiwillige Angaben. Ist die Rechnung beispielsweise aus diversen Gründen steuerbefreit, so muss dies auf der Rechnung angegeben werden. Auch die Bankverbindung gehört auf die Rechnung, obwohl dies keine Pflicht ist.
Kleinunternehmer stellen Rechnungen auch ohne MwSt. aus. Gleichzeitig sind sie dadurch auch nicht berechtigt, einen Vorsteuerabzug durchzuführen. Laut Gesetz werden Kleinunternehmer aus Sicht des Umsatzsteuergesetzes wie Nichtunternehmer behandelt. Dies muss auf jeden Fall auch auf der Rechnung erscheinen und deutlich gekennzeichnet sein.
Die Storno Rechnung
Passiert bei der Rechnungserstellung ein Fehler, darf dieser nicht einfach nachträglich korrigiert werden. Es muss eine sogenannte Storno Rechnung erstellt werden, die den Fauxpas quasi wieder rückgängig macht. Im Prinzip handelt es sich dabei um eine Gutschrift, die jedoch eine eigene Rechnungsnummer bekommt. Der fehlerhafte Betrag wird dabei mit einem Minuszeichen versehen und neutralisiert damit die falsche Rechnung. Anschließend kann die neue dritte Rechnung dann mit den korrekten Angaben erstellt werden. Alle Ausführungen müssen langfristig aufbewahrt werden.