Wer 2026 in Österreich seine Buchhaltung digital führt, hat sieben relevante Software-Anbieter zur Auswahl – drei davon sind klar AT-spezifisch (BMD, RZL, ProSaldo), drei kommen aus dem deutschen Markt (sevdesk, lexoffice, FastBill), und zwei sind hybride Lösungen (everbill, FreeFinance). Der entscheidende Unterschied liegt nicht beim Preis, sondern bei der österreichischen Steuer-Anbindung: RKSV-Konformität für Registrierkasse, FinanzOnline-Export und der Datenaustausch mit dem Steuerberater (BMD/RZL-Format).
- AT-spezifische Lösungen: BMD, RZL, ProSaldo – voll integriert mit FinanzOnline und RKSV
- Hybride Lösungen: everbill, FreeFinance – österreich-optimiert, EPU-tauglich
- Deutsche Anbieter (eingeschränkt AT-tauglich): sevdesk, lexoffice, FastBill
- Sweet Spot Preis: 8 bis 20 Euro pro Monat für EPU und kleine KMU
- BMD klassisch (für Steuerberater): individuell, ab 100 Euro pro Monat pro Nutzer
- Pflicht-Features für AT: RKSV-Konformität, FinanzOnline-Export, BMD/RZL-Datenaustausch
- Stand: April 2026
Sieben Anbieter im Direktvergleich
Anbieter |
Zielgruppe |
Preis ab |
RKSV |
FinOnline |
|---|---|---|---|---|
FreeFinance |
EPU, Kleinunternehmer |
9 €/Monat |
ja |
ja |
everbill |
EPU, KMU |
10 €/Monat |
ja |
ja |
ProSaldo.net |
KMU, doppelte Buchhaltung |
15 €/Monat |
ja |
ja |
sevdesk |
EPU (deutsche Wurzeln) |
11 €/Monat |
eingeschränkt |
teilweise |
lexoffice |
Mittelstand (deutsch) |
14 €/Monat |
eingeschränkt |
teilweise |
FastBill |
Freiberufler (deutsch) |
10 €/Monat |
nein |
nein |
BMD / RZL |
Steuerberater, KMU mit StB-Anbindung |
ab 100 €/Monat |
ja |
ja |
FreeFinance: Der österreichische Standard für EPU
FreeFinance (Wiener Anbieter, gegründet 2007) ist die populärste Lösung für österreichische EPU und Kleinunternehmer. Stärken:
- Vollintegrierte österreichische Steuerlogik (USt-Sätze 10/13/20 Prozent, RKSV-Konformität)
- FinanzOnline-Export für UVA und ESt-Erklärung
- BMD/RZL-Datenexport für Steuerberater-Anbindung
- Mobile App für Belegerfassung mit OCR
- Geringer Einarbeitungsaufwand
Schwächen: Bei doppelter Buchhaltung oder größeren Strukturen (mehrere Mitarbeiter, Lager-Verwaltung) wird FreeFinance schnell zu schlank. Hier sind ProSaldo oder BMD die bessere Wahl.
everbill: Stärkster Allrounder
everbill ist österreich-spezifisch und positioniert sich zwischen FreeFinance (EPU-Fokus) und ProSaldo (Mittelstand). Stärken:
- Komfortable Rechnungsstellung mit Designvorlagen
- RKSV-Registrierkasse vollwertig integriert
- Steuerberater-Anbindung über BMD/RZL-Export
- Lager- und Warenwirtschaft optional
- Mobile App und Multi-User möglich
Bei zwei oder drei Mitarbeitern in der Buchhaltung wird die Multi-User-Funktionalität von everbill wertvoll – hier punktet das Tool gegenüber FreeFinance.
ProSaldo.net: Der Mittelstand-Klassiker
ProSaldo.net von der CIM-Gruppe ist seit Jahrzehnten der österreichische Standard für mittelständische doppelte Buchhaltung. Stärken:
- Vollwertige doppelte Buchführung mit Bilanzerstellung
- Lohnverrechnung integriert (mit Mehraufwand-Modul)
- Anlagenverzeichnis und Lager-Management
- Multi-Mandanten-Fähigkeit
- Exzellente Steuerberater-Anbindung
Schwäche: Höherer Einarbeitungsaufwand. Wer als EPU mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung arbeitet, ist mit FreeFinance oder everbill schneller produktiv.
Deutsche Anbieter: Eingeschränkt für Österreich
sevdesk, lexoffice und FastBill sind deutsche Anbieter, die zwar in Österreich angeboten werden, aber Defizite bei AT-spezifischen Anforderungen haben.
sevdesk: Beliebte Lösung für Freiberufler, mit grundlegender USt-Logik. Allerdings: keine RKSV-zertifizierte Registrierkasse, keine native FinanzOnline-Schnittstelle, keine BMD/RZL-Export-Formate. Wer als Online-Dienstleister oder Berater arbeitet (kein Bargeschäft, kein Steuerberater mit BMD-Anbindung), kann sevdesk nutzen.
lexoffice: Ähnlich wie sevdesk, mit etwas mehr Funktionsumfang. Selbe Einschränkungen für AT-Spezifika. Lohnt sich nur, wenn das Geschäftsmodell überwiegend B2B-Dienstleistung mit Banküberweisung ist.
FastBill: Sehr fokussiert auf Rechnungsstellung. Für Freiberufler mit überschaubarer Buchhaltung ausreichend, aber für vollwertige AT-Compliance ungeeignet.
Vor jedem Software-Abschluss diese vier Anforderungen klären: 1) RKSV-Zertifizierung (falls Bargeschäft), 2) FinanzOnline-Export für UVA, 3) BMD/RZL-Datenexport (falls Sie mit Steuerberater arbeiten), 4) USt-Sätze 10/13/20 Prozent korrekt vorgesehen. Bei den deutschen Anbietern fehlt mindestens eines dieser Features – das kann später teuer werden.
BMD: Die Steuerberater-Lösung
BMD ist mehr Branchen-Standard als Software – die meisten österreichischen Steuerberater nutzen BMD oder das ähnlich strukturierte RZL. Wer mit dem Steuerberater eng zusammenarbeitet (etwa monatliche Buchhaltung mit StB-Übergabe), profitiert davon, wenn die eigene Software BMD-kompatibel ist.
Für EPU und Kleinunternehmer ist eine direkte BMD-Lizenz mit 100+ Euro pro Monat zu teuer. Stattdessen über die BMD/RZL-Export-Funktion einer der schlankeren Lösungen (FreeFinance, everbill) gehen – der Datenaustausch funktioniert dann nahtlos.
Welche Software für welches Profil?
Sechs typische Konstellationen mit Empfehlung:
- Online-Berater ohne Bargeschäft: FreeFinance oder sevdesk – beide ausreichend
- Handwerker mit Registrierkasse: everbill (RKSV vollwertig) oder FreeFinance
- Online-Shop mit OSS: everbill (gute OSS-Unterstützung) oder ProSaldo
- EPU mit Steuerberater (BMD-Kanzlei): FreeFinance oder everbill mit BMD-Export
- KMU mit doppelter Buchhaltung: ProSaldo.net oder direkt BMD-Lizenz über Steuerberater
- Freelancer mit reiner Rechnungsstellung: FastBill (günstig, einfach)
Mobile Apps und OCR-Belegerfassung
Alle modernen Anbieter haben mobile Apps mit OCR-Belegerfassung – Sie fotografieren einen Beleg, die App liest Datum, Betrag, Lieferant automatisch und legt einen Buchungsentwurf an. Qualität der OCR-Erkennung 2026:
- everbill: Erkennungsrate rund 95 Prozent, sehr zuverlässig
- FreeFinance: rund 90 Prozent, gute Lieferanten-Datenbank
- sevdesk: rund 92 Prozent, KI-basierte Vorauswahl
- lexoffice: rund 90 Prozent
Für die meisten EPU spart die OCR-Erfassung 50 bis 70 Prozent der Buchungszeit gegenüber manueller Eingabe. Mehr zur E/A-Rechnung mit Software-Unterstützung.
PRof-Software-Lösungen können Bankkonten direkt verbinden (FinTS oder API). Konsequenz: Kontobewegungen werden automatisch in die Buchhaltung übernommen, manuelle Eingabe entfällt. Voraussetzung ist ein Geschäftskonto mit moderner Schnittstelle – nicht alle österreichischen Banken bieten das standardmäßig. Vor der Software-Wahl klären, ob die eigene Bank kompatibel ist.
Migration zwischen Anbietern
Der Wechsel zwischen Buchhaltungs-Anbietern ist möglich, aber mit Aufwand verbunden. Typischer Wechsel-Zeitpunkt: Jahreswechsel – dann werden Eröffnungsbestände sauber übergeben.
Wechsel-Schritte:
- Kompletten Datenexport beim alten Anbieter (Belege, Kunden, Lieferanten, Anlagenverzeichnis)
- Eröffnungsbilanz oder E/A-Stand an Stichtag dokumentieren
- Neuen Anbieter einrichten, Stammdaten importieren
- Steuerberater über Wechsel informieren – ggf. neue Schnittstelle einrichten
- Erste 1-2 Monate parallel laufen lassen, um Datenqualität zu prüfen
Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Beratung. Software-Auswahl hängt von vielen Faktoren ab – Branche, Unternehmensgröße, Steuerberater-Anbindung. Konkrete Empfehlungen am besten gemeinsam mit Ihrem Steuerberater. Stand der Informationen: April 2026.
Häufige Fragen
Welche Buchhaltungssoftware ist am besten für EPU in Österreich?
FreeFinance und everbill sind die beiden Top-Empfehlungen. Beide AT-spezifisch, RKSV-zertifiziert, mit FinanzOnline-Export und BMD/RZL-Anbindung. Preise zwischen 9 und 15 Euro pro Monat.
Kann ich sevdesk oder lexoffice in Österreich nutzen?
Eingeschränkt. Für reine Online-Dienstleister ohne Bargeschäft und ohne BMD-Steuerberater-Anbindung ja. Bei Bargeschäft, Wunsch nach FinanzOnline-Direktexport oder BMD-Datenaustausch sind die deutschen Anbieter nicht ausreichend.
Was kostet BMD-Software für EPU?
Direkte BMD-Lizenz beginnt ab 100 Euro pro Monat pro Nutzer – für EPU meist zu teuer. Indirekt über BMD-kompatible Schlankware (FreeFinance, everbill) genügt – der Datenaustausch mit dem Steuerberater funktioniert genauso.
Brauche ich eine RKSV-Zertifizierung?
Nur bei Registrierkassenpflicht (15.000 Euro Jahresumsatz UND 7.500 Euro Barumsätze). Bei reinem Online-Geschäft oder B2B mit Überweisungen nicht erforderlich. Mehr in unserem Registrierkassenpflicht-Artikel.
Wie wechsle ich die Buchhaltungssoftware?
Idealerweise zum Jahreswechsel. Datenexport beim alten Anbieter, Stammdaten-Import beim neuen, ersten 1-2 Monate parallel laufen lassen. Steuerberater einbinden für Schnittstellen-Konfiguration.