Wer 2026 als EPU in Österreich systematisch Kunden verwalten will, findet die größten Probleme nicht beim Funktionsumfang, sondern bei DSGVO-konformem EU-Hosting. Drei CRM-Marktführer dominieren – Pipedrive (14 Euro pro User), HubSpot (15 Euro) und Salesforce (ab 11 Euro). Alle drei haben Datenzentren in Frankfurt oder Dublin und erfüllen die DSGVO-Anforderungen, aber im Detail unterscheiden sich die Produkte stark.
- Drei CRM-Marktführer 2026: Pipedrive, HubSpot, Salesforce
- Preisrange für EPU: 11 bis 46 Euro pro User und Monat
- HubSpot: kostenlose Version verfügbar, Starter-Plan ab 15-20 Euro pro Monat
- Pipedrive: vertriebsorientiert, ab 14 Euro pro User/Monat (Jahresabrechnung)
- Salesforce: Enterprise-Standard, ab 11 Euro pro User/Monat in Basis-Version
- DSGVO-Pflichten: EU-Server, DPA, Datenportabilität, 2FA
- Stand: April 2026
Was ein CRM für EPU leisten muss
Ein Customer Relationship Management (CRM)-System bündelt Kunden- und Interessenten-Daten in einer zentralen Datenbank. Für EPU sind sechs Funktionen kritisch:
- Kontakt-Datenbank: alle Kunden, Interessenten und Kontakte mit Historie
- Pipeline-Management: Deals und Anfragen in Phasen (Qualifizierung, Angebot, Verhandlung, Abschluss)
- E-Mail-Integration: Outlook und Gmail anbinden, Kommunikation automatisch im CRM speichern
- Aufgaben und Erinnerungen: nicht vergessen wer wann zurückgerufen werden muss
- Berichte: Pipeline-Forecasts, Conversion-Raten, Verkaufsleistung
- Mobile App: Daten unterwegs verfügbar, Notizen direkt nach Kundenterminen erfassen
Drei Marktführer im Direktvergleich
Anbieter |
Preis ab |
Schwerpunkt |
EU-Hosting |
|---|---|---|---|
Pipedrive |
14 €/User/Monat |
Vertrieb, Pipeline-Tracking |
AWS Frankfurt/Stockholm/Dublin |
HubSpot |
0 € (Free) / 15-20 € Starter |
Inbound-Marketing, Sales, Service |
AWS EU |
Salesforce Starter |
11 €/User/Monat |
Skalierbare Enterprise-Lösung |
Frankfurt |
CentralStationCRM |
19 €/User/Monat |
DSGVO-Spezialist (deutsch) |
Deutschland |
Pipedrive: Der Vertriebs-Spezialist
Pipedrive ist 2026 der bekannteste CRM-Anbieter mit Vertriebs-Schwerpunkt. Stärken:
- Visuelle Pipeline mit Drag-and-Drop zwischen Phasen
- Hervorragende Mobile App für Außendienst
- E-Mail-Integration mit Outlook und Gmail (Open-Tracking, Templates)
- API für Custom-Integrationen
- 14-Tage-Testphase ohne Kreditkarte
Preise 2026:
- Lite: 14 €/User/Monat (Jahresabrechnung) – Pipeline plus Basis-Funktionen
- Growth: 29 €/User/Monat – Workflow-Automation, Berichte
- Premium: 49 €/User/Monat – Phone-Integration, Custom Fields
Schwäche: Pipedrive ist primär Vertriebs-CRM. Wer zusätzlich Marketing-Automation, Service-Ticketsystem oder Content-Management will, braucht zusätzliche Tools (oft kombiniert mit Mailchimp, Zapier).
HubSpot: All-in-One mit kostenloser Basis
HubSpot ist 2026 der breitest aufgestellte CRM-Anbieter. Stärken:
- Kostenlose Basis-Version mit Kontakt-Datenbank, Deal-Pipeline, E-Mail-Tracking
- Marketing Hub für Newsletter, Landing Pages, Lead-Generierung
- Service Hub für Ticketsystem und Knowledge-Base
- CMS für Website-Hosting
- Über 1.500 Integrationen (Zapier, Mailchimp, Slack, Outlook, Gmail)
Preise 2026:
- Free: 0 €/Monat – Basis-Funktionen, bis zu 1.000.000 Kontakte
- Starter: 15-20 €/User/Monat – Workflow-Automation, Marketing-Templates
- Professional: 90 €/User/Monat – Reporting, A/B-Tests
- Enterprise: 150 €/User/Monat – Permissioning, Custom Objects
Stärkste Lösung für EPU mit Marketing-Aktivitäten (Newsletter, Lead-Generierung, Content-Marketing). Wer reines Vertriebs-CRM sucht, ist mit Pipedrive oft günstiger.
Salesforce: Der Enterprise-Klassiker
Salesforce dominiert 2026 weltweit den Enterprise-Markt. Stärken:
- Höchste Skalierbarkeit (auch mit 10.000+ Mitarbeitern)
- Tiefste Anpassungs-Möglichkeiten (Custom Objects, Apex-Code)
- Trailblazer-Community mit massivem Wissen
- Tausende Drittanbieter-Integrationen via AppExchange
Preise 2026:
- Starter: 11 €/User/Monat – Basis-Funktionen für Kleinunternehmen
- Professional: 80 €/User/Monat – Customization, Forecasting
- Enterprise: 150 €/User/Monat – Workflow Automation, Team-Permissions
- Unlimited: 350 €/User/Monat – Unbegrenzte Customization
Schwäche: hoher Einarbeitungsaufwand. Salesforce ist überdimensioniert für reine EPU. Lohnt sich erst ab 5+ User mit komplexen Anforderungen.
Die Listenpreise der CRM-Anbieter sind oft Lockangebote. Tatsächliche Gesamtkosten enthalten: zusätzliche User-Lizenzen, Add-ons (Marketing, Service), Schulung, Datenmigration, Integrationen. Bei einer realistischen Kalkulation für EPU rechnen Sie 1,5- bis 2-fache Listenpreise als Total-Cost-of-Ownership im ersten Jahr.
DSGVO-Konformität: Was zu prüfen ist
Bei der CRM-Auswahl sind sechs DSGVO-Anforderungen kritisch:
Anforderung |
Bedeutung |
|---|---|
EU-Server-Standort |
Datenspeicherung in EU/EWR ohne Übertragung in Drittländer |
Data Processing Agreement (DPA) |
Schriftlicher Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem CRM-Anbieter |
Datenportabilität |
Export aller Kundendaten in standardisierten Formaten möglich |
Lösch-Funktion |
Vollständige Löschung von Kundendaten auf Anfrage |
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) |
Zusätzliche Sicherheits-Ebene für User-Logins |
Audit-Logs |
Nachvollziehbare Datenzugriffe und -änderungen |
Pipedrive, HubSpot und Salesforce erfüllen alle sechs Anforderungen mit Standardvertrag. Bei kleineren oder spezialisierten Anbietern zwingend prüfen vor Vertragsabschluss.
Empfehlungen nach Profil
Sechs typische EPU-Konstellationen:
- Solo-EPU mit wenigen B2B-Kunden: HubSpot Free reicht oft. Kostenlos, kein Risiko.
- EPU mit aktivem Vertriebs-Fokus: Pipedrive Lite (14 €/Monat). Klarer Vertriebs-Prozess, mobile App.
- EPU mit Marketing-Aktivitäten: HubSpot Starter (15-20 €/Monat). Newsletter, Landing Pages, Tracking.
- Wachstums-EPU mit 2-5 Mitarbeitern: Pipedrive Growth oder HubSpot Professional. Workflow-Automation wichtig.
- EPU mit deutschem Daten-Anspruch: CentralStationCRM. Deutsches Hosting, Datenschutz-Spezialisten.
- Service-orientiertes EPU (Beratung, Support): HubSpot Service Hub oder Pipedrive plus Zendesk-Integration.
Migration und Datenimport
Beim Wechsel zwischen CRM-Anbietern oder vom Excel-/Outlook-Adressbuch sind drei Schritte zentral:
- Datenexport beim aktuellen System: meist als CSV oder Excel
- Datenbereinigung: Dubletten entfernen, einheitliche Formate (Telefon, E-Mail, Anrede)
- Datenimport beim neuen CRM: über Standard-Importer mit Field-Mapping
Die meisten Anbieter haben Migrations-Tools für die größten Konkurrenten – HubSpot importiert Pipedrive-Daten direkt, Pipedrive importiert Salesforce-Daten. Profi-Migration durch Berater kostet 1.000 bis 4.000 Euro je nach Datenvolumen.
Alle drei Marktführer bieten 14- oder 30-Tage-Testphasen. Nutzen Sie das systematisch: 50 echte Kontakte importieren, eine Verkaufs-Pipeline aufbauen, eine Woche aktiv damit arbeiten. So sehen Sie, ob die Bedienung passt – viel mehr als jede Funktionsliste sagen kann.
Integration mit Buchhaltung und Geschäftskonto
CRM funktioniert besser, wenn es mit anderen Tools verbunden ist. Wichtige Integrationen 2026:
- Buchhaltungssoftware: sevdesk, FreeFinance, everbill – meist via Zapier oder API. Mehr in Buchhaltungssoftware-Vergleich
- E-Mail (Outlook, Gmail): nativ in allen drei Marktführern
- Telefonie: VoIP-Lösungen wie sipgate oder Aircall
- Kalender: Outlook Calendar, Google Calendar, Calendly
- Geschäftskonto: indirekt via Buchhaltungssoftware. Mehr im Geschäftskonto-Vergleich
Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Beratung. CRM-Anforderungen variieren stark nach Branche, Geschäftsmodell und Datenmenge. Konkrete DSGVO-Compliance prüfen Sie mit einem Datenschutzbeauftragten. Stand der Informationen: April 2026.
Häufige Fragen
Welches CRM ist am besten für EPU 2026?
Pipedrive für reine Vertriebs-EPU (14 €/Monat). HubSpot für EPU mit Marketing-Aktivitäten (Free oder 15-20 €). Salesforce nur ab 5+ Usern und komplexen Anforderungen.
Sind diese CRM-Anbieter DSGVO-konform?
Pipedrive (AWS Frankfurt/Stockholm/Dublin), HubSpot (AWS EU) und Salesforce (Frankfurt) erfüllen die DSGVO-Anforderungen mit Standardvertrag. Wichtig: DPA-Vertrag unterzeichnen, EU-Server-Option aktiv wählen.
Kann ich CRM kostenlos nutzen?
HubSpot bietet eine kostenlose Free-Version mit bis zu 1.000.000 Kontakten und Basis-Funktionen. Pipedrive und Salesforce haben nur 14-Tage-Testphasen, dann kostenpflichtig.
Was kostet die CRM-Migration?
Bei Selbst-Migration via CSV-Export/Import 0-200 Euro. Bei Profi-Migration durch Berater 1.000 bis 4.000 Euro je nach Datenvolumen. Migrations-Tools der Anbieter machen den Wechsel zwischen den Marktführern oft automatisiert.
Brauche ich als Solo-EPU überhaupt ein CRM?
Bei wenigen Kunden (unter 50) und reinem B2B-Geschäft reicht oft ein gepflegtes Outlook-Adressbuch plus Excel-Liste. Ab 50-100 aktiven Kontakten lohnt sich ein dediziertes CRM – typisch HubSpot Free als Einstieg.