Jeder kennt die Mühen, die ein privater Umzug verursacht. Ein Firmenumzug ist noch wesentlich komplexer und muss deshalb mit noch mehr Planung angepackt werden. Welche Punkte beim Übersiedeln eines Büros nicht vergessen werden dürfen, zeigt dieser Beitrag. Eine Checkliste für den Firmenumzug darf schließlich keine Lücken beinhalten. Anderenfalls kann es Probleme mit den Behörden oder bei der Fortführung des operativen Geschäfts geben. Darüber hinaus ist die zeitlich geordnete Planung von besonderer Bedeutung. Unsere Tipps helfen beim geordneten Büroumzug.
Vorbereitungen Monate vor dem Umzug
Nach der Entscheidung für einen Standort beginnt die sorgfältige Planung. Die Renovierung des alten Büros und vielleicht die Verschönerung der neuen Geschäftsräume gehören dazu. Darüber hinaus muss der Transport aller wichtigen Geräte, Möbelstücke und Akten geplant werden. In der Regel gehen die entsprechenden Aufträge an Umzugsunternehmen und Handwerker für die Renovierung. Folglich ist es besonders wichtig in diesem Stadium viele Angebote einzuholen.
Nützliche Tipps zum Thema Übersiedlung:
https://www.zeitblueten.com/news/checkliste-bueroumzug/
https://www.hausbaumagazin.at/umzug-in-wien-uebersiedeln-mit-einem-umzugsservice-unser-vergleich/
https://www.bmf.gv.at/zoll/uebersiedlung-fahrzeugeigenimport/uebersiedlung-und-fahrzeugimport.html
https://www.a1.net/hilfe-kontakt/article/Vertrag-Services/Umzug-Hausbau/
In einem weiteren Schritt müssen alle wichtigen Stakeholder (Mitarbeiter, Kunden, Familien, Vereine, Behörden und sonstige Organisationen, die Interesse am eigenen Unternehmen haben) über den Umzug informiert werden. Gerade wenn in eine andere Stadt übersiedelt wird, kann diese Information hohe Wellen schlagen und viel im eigenen Betrieb ändern.
Ein weiterer Schritt ist die Änderung aller Einträge. Eine Firma wird nämlich in vielen Registern und auf zahlreichen Plattformen repräsentiert. Dort soll nirgends die falsche, zukünftige Adresse stehen. Durch solche Fehlinformationen können potentielle Kunden verloren gehen.
Außerdem ist die Übersiedlung der ideale Anlass alle technischen Geräte zu checken und ob hier vielleicht nicht etwas erneuert werden soll. Das gilt ebenso für die Möbel und sogar für die Arbeitsabläufe. Ein neues Büro ist immerhin auch ein Neustart.
Abschließend für diesen Teil der Vorbereitung folgen noch ein paar Meetings bzw. Gespräche mit der Spedition, die den Umzug durchführt, den Reinigungsfirmen (neu & alt) und der Post für eventuelle Nachsendeaufträge. Zeitungen und Magazin müssen ebenfalls an die neue Adresse geschickt werden. Kurz gesagt sollten Sie während der Übersiedlung Ihre Kommunikationsfähigkeiten auf den Prüfstand stellen.
Checkliste für die Vorbereitung von langer Hand:
- Renovierung planen
- Transport planen
- Stakeholder informieren
- Einträge ändern
- Geräte und Workflow prüfen
- Meetings mit ausführenden Unternehmen (Reinigung, Spedition etc.)
Die letzten Wochen vor dem Umzug
Langsam sollte alles in trockenen Tüchern liegen. Das bedeutet, die zuvor festgelegten Termine sollten noch einmal bestätigt werden. Danach sollten die diversen Abrechnungen gegenüber dem Vermieter geprüft werden. Die Heizkostenabrechnung und die Zählerstände müssen unbedingt Teil des Übergabeprotokolls sein. Die neuen und alten Nachbarn sollten informiert werden und ein Termin für die Übergabe der Schlüssel, auch von allen Angestellten, darf nicht fehlen. Wenn die Mitarbeiter mit anpacken, dann darf auch ein passendes Catering für das leibliche Wohl nicht fehlen. Schließlich wäre es ein schlechter Neuanfang mit hungrigen Mägen.
Checkliste für die unmittelbare Vorbereitung:
- Termine bestätigen
- Abrechnungen prüfen
- Übergabeprotokoll erstellen
- Nachbarn (neue & alt) informieren
- Schlüsselübergabe organisieren
- Catering bestellen
- Reinigung der neuen Räume organisieren
Das Büro schnell und effizient übersiedeln
Wenn alles gut geplant wurde, dann fallen am Tag der Übersiedlung denkbar wenig Arbeiten an. Die beauftragten Firmen kümmern sich um alles und selbst muss nur kontrolliert werden. Wurden die alten Büroräume ausreichend gereinigt? Gibt es Schäden, die der Umzug verursacht hat? Wurden wichtige Akten oder andere Gegenstände vergessen? Nach diesen Checks geht es nur mehr um die ordentliche Erfüllung des Übergabeprotokolls.
Checkliste am Umzugstag:
- Für die Reinigung des alten Büro sorgen
- Zwecks Schäden oder vergessenen Objekten prüfen
- Dem Übergabeprotokoll folgen
Nachbereitungen der Übersiedlung
Nach dem Umzug geht es mit den Kontrollen weiter. Hat die Spedition irgendwelche Schäden an den neuen Räumen oder an den Geräten verursacht? Wurde die Montage fachgerecht durchgeführt? Vor allem technische Geräte sollten nochmal gereinigt werden, bevor sie wieder im Einsatz sind. Alle Rechnungen müssen einer vollständigen Sammlung für die Steuererklärung zugeführt werden. Aber ganz zum Schluss darf ein großes Dankeschön an die Belegschaft nicht ausbleiben. Am Ende einer Büro Übersiedlung steht deshalb immer eine Einweihungsparty ganz im Sinne des erwähnten Neubeginns.
Checkliste nach dem Umzug:
- Nach eventuellen Schäden suchen
- Geräte reinigen
- Rechnungen sammeln
- Einweihungsfest veranstalten