Die Registrierkassenpflicht in Österreich gilt seit 2016 – 2026 kommen mehrere Erleichterungen. Wichtigste Änderungen: Die Kalte-Hände-Regelung ist von 30.000 auf 45.000 Euro angehoben, und ab 1. Oktober 2026 ist der digital ausgestellte Beleg dem Papierbeleg in jeder Höhe gleichwertig. Die Grundregel bleibt: ab 15.000 Euro Jahresumsatz und 7.500 Euro Barumsätzen ist eine zertifizierte Registrierkasse Pflicht.
- Registrierkassenpflicht ab 15.000 Euro Jahresumsatz UND 7.500 Euro Barumsätzen (beide Grenzen müssen überschritten werden)
- Kalte-Hände-Regelung 2026 angehoben auf 45.000 Euro Jahresumsatz im Freien (vorher 30.000 Euro)
- Belegerteilungspflicht bei jeder Barzahlung – ab 1. Oktober 2026 digitaler Beleg dem Papier gleichwertig
- RKSV-Manipulationsschutz bleibt Pflicht: Sicherheitseinrichtung mit Signaturzertifikat
- Geldstrafe bei Nichteinhaltung: bis zu 5.000 Euro pro Verstoß
- Stand: April 2026
Wer braucht 2026 eine Registrierkasse?
Die Pflicht greift, sobald zwei Grenzen gleichzeitig überschritten werden:
- Jahresumsatz über 15.000 Euro netto
- Barumsätze über 7.500 Euro netto pro Jahr
„Barumsatz“ bedeutet Bargeld, Bankomat-Karte, Kreditkarte und mobile Zahlungsdienste am Verkaufsort. Überweisungen, Lastschrift und Online-Zahlungen aus dem Webshop zählen nicht als Barumsatz im Sinne der Registrierkassenpflicht.
Beispiel: Ein Friseur erzielt 35.000 Euro Jahresumsatz, davon 32.000 Euro per Bargeld und Bankomatkarte direkt im Geschäft. Beide Grenzen sind überschritten – Registrierkassenpflicht. Ein Online-Händler mit 60.000 Euro Umsatz, alles per Überweisung, ist nicht registrierkassenpflichtig.
Kalte-Hände-Regelung 2026: 45.000 Euro statt 30.000
Wer Umsätze im Freien erzielt – also nicht in einem geschlossenen Verkaufsraum – profitiert von der Kalte-Hände-Regelung. Mit 1. Jänner 2026 wurde die Umsatzgrenze von 30.000 auf 45.000 Euro pro Jahr und Abgabepflichtigen angehoben. Erst darüber greift die Registrierkassenpflicht.
Typische Anwendungsfälle:
- Maronibrater, Bauernmärkte, Standlerverkauf am Naschmarkt
- Eis- und Imbiss-Verkäufer mit mobilem Stand
- Kunsthandwerker auf Weihnachtsmärkten
- Mobile Friseure, mobile Wagen-Hauer
- Selbstständige, die Direktverkauf im Freien betreiben
Die Erhöhung um 50 Prozent bringt für viele kleine Standler Erleichterung. Wer 2025 noch knapp über der Grenze lag, kann 2026 wieder ohne Registrierkasse arbeiten.
Auch ohne Registrierkassenpflicht müssen Sie bei Barumsätzen einen Beleg ausstellen. Das geht handschriftlich auf einem nummerierten Quittungsblock. Wer am Ende eines Marktes 80 Belege handschriftlich erstellt hat, sollte die Investition in eine günstige Belegerteilungs-App (ab 5 Euro pro Monat) prüfen – die meisten Anbieter (etwa hellocash, ready2order) bieten ein einfaches Kalte-Hände-Modell ohne RKSV-Verpflichtung.
Belegerteilungspflicht 2026: Digital wird Standard
Seit 2016 müssen alle Unternehmer bei Barzahlungen einen Beleg ausstellen und dem Kunden aushändigen. Die wichtigste Änderung 2026: Ab 1. Oktober 2026 gilt ein digital ausgestellter Beleg dem Papierbeleg gleichwertig – unabhängig von der Betragsgrenze.
Konkret bedeutet das:
- QR-Code-Beleg per Smartphone-App ist ab Oktober 2026 in jedem Betrag zulässig
- Bisher galt die Gleichwertigkeit nur bei Beträgen über 5 Euro
- Der Kunde kann Papier- oder Digital-Beleg wählen
- Belege müssen vom Aussteller mindestens 7 Jahre archiviert werden
Pflicht-Inhalt jedes Belegs:
- Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmens
- fortlaufende Nummer zur Identifikation des Geschäftsvorfalls
- Tag der Belegausstellung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
- Betrag der Barzahlung
- Bei Registrierkassenpflicht: maschinenlesbarer Code (QR-Code) zur Manipulationssicherung
RKSV-Manipulationsschutz: Was die Sicherheitseinrichtung leistet
Die Registrierkassen-Sicherheitsverordnung (RKSV) verlangt seit 2017 eine technische Sicherheitseinrichtung. Funktionsweise:
- Jeder Geschäftsvorfall wird mit einem kryptografischen Signaturzertifikat versehen
- Die Belege erhalten einen QR-Code, der die Signatur enthält
- Manipulationen am Datenbestand werden technisch erkennbar
- Belege müssen elektronisch über das Datenerfassungsprotokoll (DEP) gespeichert werden
Die Signaturzertifikate stammen von akkreditierten Vertrauensdiensteanbietern (etwa A-Trust, Global Trust). Die Hardware-Lösung als Smartcard oder Cloud-Service kostet typisch 30 bis 80 Euro pro Jahr – inklusive im Lizenzpreis der meisten Registrierkassen-Anbieter.
Wer trotz Pflicht ohne Registrierkasse arbeitet, riskiert eine Geldstrafe bis 5.000 Euro pro Verstoß. Bei systematischen Verstößen oder Manipulationen droht zusätzlich Steuerschätzung durch das Finanzamt – oft mit deutlich höheren Nachforderungen als der eingesparte Aufwand. Die Finanzpolizei prüft seit 2024 verstärkt mit unangemeldeten Kontrollen.
Welche Branchen sind besonders betroffen?
Sechs Branchen-Cluster mit hohem Anteil an Barumsätzen:
Branche |
Typischer Bar-Anteil |
Registrierkasse fast immer |
|---|---|---|
Gastronomie und Café |
60-80 % |
ja |
Friseure, Kosmetik |
70-90 % |
ja |
Einzelhandel |
40-70 % |
je nach Größe |
Handwerk Bau |
10-30 % |
selten |
B2B-Dienstleistung (IT, Beratung) |
unter 10 % |
nein |
Online-Shop |
unter 5 % |
nein |
Registrierkassen-Anbieter 2026: Hardware oder Cloud?
Drei Lösungs-Kategorien haben sich in Österreich etabliert:
1. Klassische Hardware-Kasse. Stand-alone-Gerät mit eigener Software, Bondrucker, Kassenlade. Kosten: 800 bis 3.000 Euro Anschaffung plus 100 bis 300 Euro pro Jahr für Wartung und Signaturzertifikat. Anbieter: ETRON, Leichtl, ready2order.
2. Tablet-Kasse mit Cloud-Software. iPad oder Android-Tablet plus App, optional Bondrucker und Kassenlade. Kosten: 50 bis 80 Euro pro Monat all-in (Software, Cloud, Signatur). Anbieter: hellocash, ready2order, gastronovi, vectron.
3. Smartphone-App-Kasse. Reine App-Lösung für mobile Anbieter ohne festen Standort. Kosten ab 5 Euro pro Monat plus Signatur-Modul. Anbieter: orderbird, Square (über Partner), GetMyInvoices Mobile.
Für die meisten EPU mit gemischtem Geschäft empfiehlt sich die Tablet-Cloud-Lösung. Hardware-Kassen lohnen erst ab mehreren Mitarbeitern und festem Standort.
Belege aufbewahren – 7 Jahre Pflicht
Alle Belege müssen 7 Jahre nach Ende des Kalenderjahres aufbewahrt werden – entsprechend § 132 BAO. Das gilt sowohl für Papier- als auch für digitale Belege. Bei einer Betriebsprüfung müssen die Belege auf Verlangen lesbar und manipulationsfrei vorgelegt werden.
Cloud-Anbieter sichern die Belege automatisch über die gesamte Pflicht-Frist. Wer eine Hardware-Kasse hat, muss selbst dafür sorgen – regelmäßiges Backup, idealerweise zusätzlich zur Cloud des Anbieters.
Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Konkrete Fragen zur Registrierkassenpflicht, RKSV-Konformität oder branchenspezifischen Ausnahmen klären Sie mit einem Steuerberater oder im offiziellen BMF-Steuerportal. Stand der Informationen: April 2026.
Häufige Fragen
Brauche ich eine Registrierkasse, wenn ich nur online verkaufe?
Nein. Online-Verkäufe per Überweisung, PayPal oder Kreditkarte zählen nicht als Barumsätze im Sinne der Registrierkassenpflicht. Wer ausschließlich online verkauft, ist von der Pflicht nicht betroffen.
Was ändert sich an der Registrierkasse 2026?
Drei wichtige Änderungen: Kalte-Hände-Regelung wurde auf 45.000 Euro angehoben (vorher 30.000), digitaler Beleg ist ab 1. Oktober 2026 dem Papierbeleg gleichwertig in jedem Betrag, und es gibt Vereinfachungen bei der RKSV-Konformitäts-Prüfung.
Was kostet eine zertifizierte Registrierkasse 2026?
Tablet-Cloud-Lösung ab 50 Euro pro Monat all-in. Hardware-Kasse 800 bis 3.000 Euro Anschaffung plus etwa 200 Euro pro Jahr Folgekosten. Smartphone-App-Lösung ab 5 Euro pro Monat plus Signaturmodul.
Was passiert bei Stromausfall oder Defekt?
Bei Ausfall der Registrierkasse müssen Belege manuell ausgestellt werden (handschriftlich oder per Notfall-Notblock). Nach dem Ausfall sind diese Belege im DEP der Kasse nachträglich zu erfassen. Der Ausfall ist im Kassenprotokoll zu dokumentieren.
Wer prüft die Registrierkassenpflicht?
Die Finanzpolizei prüft mit unangemeldeten Kontrollen. Bei Verstößen drohen Geldstrafen bis 5.000 Euro pro Verstoß plus mögliche Steuerschätzungen mit Nachforderungen.